Chaque corporation reçoit des livres corporatifs numériques préstructurés (appelés livre des minutes au Canada et au Royaume-Uni) avec les dossiers, les grands livres et les registres qu'une tenue de registres adéquate exige. Les documents de gouvernance restent à leur place et peuvent être produits sur demande.
Documents corporatifs, minutes et résolutions, grands livres et registres, états financiers, ententes et contrats, conformité. Rien à configurer. Tout est déjà en place.
Registres des administrateurs, dirigeants, membres du conseil et actionnaires. Grand livre des actionnaires. Registre des transferts d'actions. Registre des obligations. Registres des particuliers ayant un contrôle important. Règlements corporatifs et conventions entre actionnaires.
Octelligence consigne chaque action à travers votre livre des minutes. Téléversements, modifications, émissions d'actions, actions sur les certificats, approbations : chacune est marquée de l'identité de l'utilisateur, du moment et du document touché. Résultat : une piste d'audit que vous pouvez produire en quelques secondes au lieu de la reconstituer à partir de courriels.
Quand vous devez remettre un dossier corporatif complet à un auditeur, à l'équipe de vérification diligente d'un investisseur ou à un autre cabinet, le Dossier de conformité regroupe votre livre des minutes, vos registres, vos certificats et l'historique d'activité dans un seul export structuré. Aucune course. Aucune lacune.
Octelligence suit les exigences de conformité propres à chaque juridiction : dépôts annuels, règles de résidence des administrateurs, mises à jour de la propriété bénéficiaire, et vous les rappelle avant les échéances. Les rappels sont rattachés à la corporation, ils survivent donc au roulement du personnel et aux transitions clients.
Votre registre des actions n'est pas qu'une liste. C'est la source de chaque certificat, de chaque transfert et de chaque vue du tableau de capitalisation. Passez du livre des minutes aux certificats vérifiés, puis à un véritable tableau de capitalisation, sans quitter la plateforme ni dupliquer les données.
Produire la nomination d'un administrateur, une émission d'actions ou un registre des actionnaires cesse d'être un projet de recherche.
Chaque document a sa place, chaque modification laisse une trace et chaque registre reste rattaché à la corporation.
Chaque corporation que vous gérez a la même structure, les mêmes gabarits et la même qualité de tenue de registres.
Inscrivez-vous et voyez la différence entre un véritable livre des minutes numérique et un disque partagé.