Procédure · Composition du conseil
Comment révoquer ou remplacer un administrateur
La composition du conseil change pour quatre raisons : démission, révocation, expiration du mandat ou inhabilité. Chacune a sa procédure et son point de départ statutaire, et chacune se termine au registre public et au livre des procès-verbaux. Faire cela mal ouvre la porte à des questions ultérieures sur l'autorité du conseil aux dates pertinentes.
En bref
Changement d'administrateur
| Quand | Démission, révocation par les actionnaires, expiration de mandat, ou inhabilité |
|---|---|
| Qui approuve | L'administrateur (démission) ; les actionnaires (révocation, élection) ; le conseil (combler une vacance temporaire) |
| Ancrage statutaire | LCSA art. 109, 111, 113, 119 ; LSAO art. 122, 124 ; Companies Act 2006 art. 167, 168 |
| Dépôt public | Avis de changement dans les 14 à 15 jours selon la juridiction |
En bref
- La démission est l'acte unilatéral de l'administrateur ; aucune action des actionnaires n'est requise
- La révocation requiert une résolution ordinaire des actionnaires, sous la LCSA et la plupart des juridictions
- Le conseil peut combler une vacance pour la portion non écoulée du mandat si le quorum est atteint
- L'administrateur entrant doit consentir par écrit et confirmer son admissibilité
- Le dépôt statutaire (14 à 15 jours) met à jour le registre public ; les tiers se fient au registre jusqu'à la mise à jour
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Étapes
Identifier le motif : démission, révocation, expiration du mandat ou inhabilité
Un administrateur quitte le conseil pour l'une de quatre raisons : démission volontaire (typiquement par avis écrit à la société, prenant effet à la réception ou à une date ultérieure précisée dans l'avis) ; révocation par les actionnaires avant la fin du mandat (LCSA art. 109, Companies Act 2006 art. 168) ; expiration du mandat à une assemblée annuelle sans réélection ; ou inhabilité (faillite, incapacité, inhabilité statutaire). La procédure diffère selon le motif applicable.Pour la démission : recevoir l'avis écrit et confirmer la date d'effet
La démission d'un administrateur prend effet à la date à laquelle la société reçoit l'avis écrit ou à la date ultérieure précisée dans l'avis. La société n'a pas besoin d'accepter la démission pour qu'elle prenne effet ; l'acte de l'administrateur est unilatéral. Confirmer la date d'effet par écrit et mettre à jour le dossier de la société en conséquence. Les obligations continues de l'administrateur sortant (confidentialité, indemnisation sous les règlements antérieurs, coopération avec toute affaire en cours) survivent à la démission selon la convention d'indemnisation et les règles statutaires.Pour la révocation : convoquer une assemblée et adopter une résolution ordinaire
La révocation d'un administrateur par les actionnaires exige une résolution ordinaire à une assemblée convoquée à cette fin, ou par résolution écrite si la loi le permet et que le seuil est atteint. L'avis de l'assemblée doit décrire la révocation proposée. Selon la LCSA art. 109(1), les actionnaires peuvent révoquer tout administrateur par résolution ordinaire ; pour les administrateurs élus par une catégorie, la catégorie qui les a élus doit approuver la révocation. Selon la Companies Act 2006 art. 168, un préavis spécial (28 jours) doit être donné à la société, et l'administrateur a le droit à une représentation écrite. Voir comment convoquer une assemblée extraordinaire.Combler la vacance par nomination du conseil ou élection par les actionnaires
Une fois qu'un siège d'administrateur est vacant, les administrateurs restants peuvent combler la vacance par résolution du conseil pour la portion non écoulée du mandat (LCSA art. 111, LSAO art. 124), à condition qu'un quorum d'administrateurs restants existe. Si les règlements ou les statuts exigent l'élection par les actionnaires pour combler toutes les vacances, ou si les administrateurs restants ne constituent pas un quorum, la société convoque une assemblée d'actionnaires pour élire un remplaçant.Obtenir le consentement de l'administrateur entrant et confirmer son admissibilité
L'administrateur entrant fournit un consentement écrit pour agir (selon la LCSA art. 119, le consentement est requis pour que la nomination prenne effet). La société confirme l'admissibilité de l'administrateur : âge (typiquement 18 ans et plus), capacité (non en faillite, non sous inhabilité), et toute exigence d'indépendance, de résidence ou autre fixée par la loi ou les modalités de gouvernance de la société. Les conventions de droits d'investisseurs peuvent conférer à des investisseurs spécifiques le droit de désigner un administrateur, et le désigné doit être confirmé sous ces droits.Déposer l'avis statutaire de changement d'administrateurs
La plupart des juridictions exigent le dépôt d'un avis de changement d'administrateurs auprès du registre dans un délai précisé (LCSA art. 113 dans les 15 jours ; LSAO art. 113 dans les 15 jours ; Companies Act 2006 art. 167 dans les 14 jours). Le dépôt met à jour le dossier public. Le nom, l'adresse et la date de nomination du nouvel administrateur sont rapportés.Mettre à jour le livre des procès-verbaux, le registre de propriété effective et les documents en aval
Le livre des procès-verbaux consigne la lettre de démission, la résolution de révocation (le cas échéant), la résolution du conseil ou des actionnaires nommant le remplaçant, le consentement pour agir, l'accusé de réception du dépôt statutaire, et la liste mise à jour des administrateurs. Lorsque la juridiction l'exige (registre ISC sous la LCSA, registre PSC au Royaume-Uni), le registre de propriété effective est mis à jour pour tout changement connexe. Les conventions d'indemnisation, les annexes d'assurance D&O et les autorités bancaires de signature sont révisées pour les mises à jour conséquentes.
Notes par juridiction
Les seuils de révocation et les exigences de dépôt diffèrent selon la juridiction :
- Canada (LCSA). Révocation par résolution ordinaire des actionnaires selon l'art. 109. Comblement de vacance par les administrateurs restants selon l'art. 111. Consentement écrit du nouvel administrateur selon l'art. 119. Dépôt dans les 15 jours selon l'art. 113. Voir le guide de juridiction
- Ontario (LSAO). Procédure analogue selon les art. 122, 124, et 113. Voir le guide de juridiction
- Québec (LSAQ). Révocation et comblement de vacance sous la LSAQ. La numérotation diffère mais les seuils et les exigences procédurales suivent le même modèle. Voir le guide de juridiction
- Nouveau-Brunswick. Procédure sous la Loi sur les sociétés par actions du Nouveau-Brunswick. Modèle similaire à la LCSA. Voir le guide de juridiction
Erreurs fréquentes
- Démission acceptée par le conseil au lieu d'être consignée comme reçue. La démission ne nécessite pas l'acceptation du conseil ; elle prend effet à la réception ou à la date stipulée. Traiter la démission comme nécessitant une approbation du conseil retarde la date d'effet et embrouille la chronologie.
- Révocation sans avis approprié. Une assemblée des actionnaires est tenue pour révoquer un administrateur sans avis spécifique de la proposition de révocation. La résolution est ensuite contestée parce que l'avis ne décrivait pas la révocation proposée.
- Vacance comblée sans consentement écrit. Le conseil nomme un remplaçant qui n'a pas signé de consentement pour agir. Sous la LCSA, la nomination est ineffective jusqu'au consentement écrit ; le « nouvel » administrateur agit sans pouvoir juridique pendant la période intercalaire.
- Omission du dépôt statutaire. Le changement est consigné au livre des procès-verbaux mais l'avis n'est jamais déposé auprès du registre. Le dossier public continue d'indiquer l'administrateur sortant ; les tiers se fiant au registre traitent à tort avec l'ancien administrateur, et la société porte le risque.
- Quorum sous le minimum bylawisé. Le conseil descend en deçà du nombre minimum d'administrateurs requis par les règlements après une démission. Le conseil ne peut plus se réunir validement et ne peut combler la vacance ; seule une assemblée des actionnaires peut rétablir la composition.
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Voir Livres corporatifs numériquesFAQ
Questions fréquentes
Généralement seulement les actionnaires. Selon la LCSA art. 109 et la LSAO art. 122, l'action des actionnaires révoque un administrateur. Le conseil peut combler une vacance créée par démission ou autre départ, mais révoquer un administrateur en exercice exige l'action des actionnaires. Certains règlements permettent la révocation par le conseil pour des motifs spécifiques (faillite, condamnation, inhabilité, absences répétées), mais l'autorité sous-jacente provient des règlements convenus par les actionnaires, non du pouvoir général du conseil.
Oui, par contrat. Les conventions de droits d'investisseurs et les conventions de vote incluent couramment le droit de désigner un ou plusieurs sièges au conseil, les autres actionnaires convenant de voter pour ce désigné à chaque assemblée des actionnaires. Ces droits contractuels sont exécutés par exécution en nature et dommages-intérêts, non par autorité statutaire directe. Les règlements ou les statuts de la société reflètent souvent l'arrangement contractuel.
La démission est l'acte unilatéral de l'administrateur de quitter le conseil, prenant effet à la date de l'avis ou à une date ultérieure précisée. La révocation est l'acte des actionnaires de mettre fin au mandat de l'administrateur avant son terme prévu. La démission n'exige aucune action des actionnaires ; la révocation oui. La révocation peut donner lieu à des réclamations en dommages si l'administrateur avait un droit contractuel à la portion non écoulée du mandat (une convention de services, et non la fonction d'administrateur elle-même), bien que la révocation elle-même soit effective quoi qu'il en soit.
Oui. Les délais de prescription statutaires pour la responsabilité des administrateurs courent de la date de l'acte, non de la date de départ : un administrateur qui a autorisé une émission ou une distribution irrégulière demeure potentiellement responsable pendant la période de prescription après l'acte, même s'il quitte le conseil le lendemain. Les droits d'indemnisation continus sous les règlements et la convention d'indemnisation survivent à la démission, mais seulement pour les actes pendant le mandat de l'administrateur. La couverture de prolongation de l'assurance D&O devrait être confirmée pour l'administrateur sortant.
Si les administrateurs restants ne peuvent atteindre le quorum pour agir, ils ne peuvent nommer de remplaçant. Selon la LCSA art. 111, dans ce cas la société doit convoquer une assemblée d'actionnaires pour élire des administrateurs. La société ne devrait pas laisser persister des vacances au conseil ; fonctionner en deçà du nombre minimum d'administrateurs requis par les règlements ou les statuts est en soi un défaut.
Le changement est effectif à la date précisée dans la résolution (ou, pour la démission, à la date à laquelle la société reçoit l'avis). Le dépôt statutaire rend le changement public et opposable aux tiers qui autrement seraient en droit de se fier au dossier public antérieur (LCSA art. 113(2) protège les tiers agissant en se fiant aux données du registre). La société devrait déposer rapidement ; jusqu'à ce que le dépôt soit effectué, les tiers peuvent continuer à se fier aux données antérieures.
Composition du conseil, toujours à jour
Changements d'administrateurs sans perte de chaîne de titres.
Démission, révocation, comblement de vacance et dépôt statutaire dans un seul dossier ; mises à jour automatiques de la propriété effective et de la signature bancaire.