Comment déposer une déclaration annuelle en Ontario
Le régime de déclaration annuelle de l'Ontario est inhabituel : il n'exige pas de déclaration annuelle autonome comme la LCSA. Les mises à jour d'information ontarienne sont déposées par la déclaration fiscale corporative (Loi sur les renseignements exigés des personnes morales art. 3) et par le Registre des entreprises. Le Registre de transparence sous l'art. 140.2 de la LSAO, ajouté le 1er janvier 2023, est une obligation continue distincte. La Loi sur les renseignements exigés des personnes morales depuis 2021 a consolidé les dépôts par le Registre des entreprises.
| Loi | Business Corporations Act (Ontario) et Corporations Information Act |
|---|---|
| Citation courte | LSAO |
| Articles pertinents | art. 263 et dispositions connexes ; LSAO art. 140.2 et art. 240 |
| Formulaire | Déclaration de renseignements annuelle (déposée avec la déclaration fiscale corporative) plus mise à jour du Registre de transparence |
| Registraire | ServiceOntario (Registre des entreprises de l'Ontario) |
| Échéance | Déposée avec la déclaration fiscale corporative (dans les 6 mois suivant la fin d'exercice financier) ; Registre de transparence tenu à jour et déposé sur changement |
| Frais | 0 $ pour la Déclaration de renseignements annuelle ; 0 $ pour les dépôts au Registre de transparence |
| Frais de dépôt tardif | Pas de frais direct mais conséquences administratives |
| Défaut de dépôt | Dissolution administrative sous l'art. 240 de la LSAO |
- Le régime de déclaration annuelle de l'Ontario est inhabituel : pas de déclaration annuelle autonome
- Information annuelle déposée avec la déclaration fiscale corporative sous l'art. 3 de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales
- Registre de transparence sous l'art. 140.2 de la LSAO depuis janvier 2023 : obligation continue distincte
- Pas de frais de dépôt direct pour l'une ou l'autre obligation
- Dissolution administrative sous l'art. 240 de la LSAO après 2 années consécutives
En Ontario
L'Ontario est inhabituel parmi les provinces canadiennes en n'exigeant pas de déclaration annuelle autonome. L'obligation d'information annuelle de la société est satisfaite en incluant l'information requise dans la déclaration fiscale corporative (CT23) déposée auprès du ministère des Finances. La Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, modifiée en 2021 pour consolider les dépôts corporatifs ontariens par le nouveau Registre des entreprises, a éliminé plusieurs redondances de dépôt.
Le Registre de transparence depuis janvier 2023
L'art. 140.2 de la LSAO, en vigueur le 1er janvier 2023, oblige chaque société ontarienne à tenir un Registre de transparence des particuliers ayant un contrôle important (25 % ou plus des actions avec droit de vote ou exerçant autrement un contrôle). Le registre est déposé auprès du ministère des Services au public et aux entreprises par le Registre des entreprises. Le Registre de transparence n'est pas le même que le registre ISC fédéral de la LCSA ; les sociétés ontariennes ont des obligations provinciales ontariennes distinctes même si elles coordonnent avec le rapport fédéral de propriété effective.
La consolidation du Registre des entreprises
L'Ontario a consolidé les dépôts corporatifs en un seul Registre des entreprises en octobre 2021, remplaçant plusieurs systèmes de dépôt hérités. Le Registre gère les modifications de statuts, les changements d'administrateurs, les changements de siège social et les mises à jour du registre de transparence. L'information qui était auparavant mise à jour par la Déclaration de renseignements annuelle est maintenant mise à jour au fil des changements par le Registre.
Dissolution administrative sous l'art. 240
Sous l'art. 240 de la LSAO, le Directeur (ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs) peut dissoudre administrativement une société qui est en défaut dans ses dépôts (typiquement 2 années consécutives sans dépôt). Un avis est donné au siège social. Le rétablissement sous l'art. 241 est possible en déposant toute l'information manquée et en payant les frais de rétablissement.
Coordination avec la déclaration fiscale corporative ontarienne
La plupart des obligations d'information annuelle ontariennes sont satisfaites par la déclaration fiscale corporative CT23 déposée auprès du ministère des Finances dans les 6 mois suivant la fin d'exercice financier. La CT23 inclut les changements d'administrateurs, l'adresse du siège social et toute autre information que d'autres provinces exigent dans une déclaration annuelle distincte. Cette consolidation reflète l'accent ontarien sur l'efficience de dépôt.
Procédure
La procédure de déclaration annuelle telle qu'elle s'applique en Ontario, en sept étapes :
Confirmer les administrateurs actuels par rapport au livre des procès-verbaux
L'Ontario suit les changements d'administrateurs par le Registre des entreprises. Confirmer que les administrateurs nommés au Registre correspondent à ceux réellement en fonction selon le livre des procès-verbaux. Les changements d'administrateurs doivent être déposés dans les 15 jours du changement sous l'art. 113 de la LSAO.Mettre à jour le Registre de transparence
Sous l'art. 140.2 de la LSAO, le Registre de transparence énumère les particuliers ayant un contrôle important. Mettre à jour à chaque changement de propriété de contrôle important, et confirmer l'actualité au moins annuellement.Déposer la déclaration fiscale corporative CT23
Déposer la déclaration fiscale corporative de l'Ontario (CT23) auprès du ministère des Finances dans les 6 mois suivant la fin d'exercice financier. La CT23 inclut l'information corporative qui satisfait l'obligation sous la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales.Déposer toute mise à jour autonome par le Registre des entreprises
Pour les changements qui surviennent en dehors du cycle de déclaration fiscale (par ex., un changement de siège social en milieu d'année), déposer par le Registre des entreprises à ontario.ca/page/ServiceOntario au moment du changement.Confirmer l'adresse du siège social
Le siège social doit se trouver en Ontario à l'adresse précisée dans les dépôts les plus récents. Confirmer son actualité.Déposer les mises à jour du registre de transparence dans les fenêtres statutaires
L'art. 140.2 de la LSAO exige que le Registre de transparence soit tenu à jour. Les mises à jour sont déposées dans les 15 jours suivant la prise de connaissance de tout changement.Classer tous les dépôts au livre des procès-verbaux
L'accusé de dépôt CT23, tout reçu de mise à jour au Registre des entreprises, et le Registre de transparence actuel sont classés au livre des procès-verbaux sous les dépôts annuels de l'année.
Erreurs fréquentes
Le régime consolidé de l'Ontario est efficient mais déroutant pour les sociétés habituées à des déclarations annuelles autonomes. Erreurs courantes :
- Chercher un formulaire autonome de Déclaration annuelle (comme le Formulaire 22 de la LCSA). L'Ontario n'en a plus ; l'information annuelle est dans la CT23 et le Registre des entreprises.
- Omettre de tenir ou de mettre à jour le Registre de transparence sous l'art. 140.2 de la LSAO ; l'obligation est continue et constitue une voie de dépôt distincte de la déclaration fiscale corporative.
- Confondre les sociétés ontariennes et les sociétés fédérales LCSA ; les deux ont des obligations différentes même quand les administrateurs et les actionnaires sont les mêmes.
- Manquer la fenêtre de dépôt de la CT23 (6 mois après la fin d'exercice financier) ; le dépôt tardif produit des pénalités fiscales et des retards d'information corporative.
Octelligence suit l'échéance de la déclaration annuelle LSAO par rapport à la date anniversaire ou à la fin d'exercice financier de la société, fait remonter les administrateurs, le siège social et l'information de propriété effective pour le dépôt, et conserve la déclaration déposée aux côtés du livre des procès-verbaux. Les règles spécifiques de formulaire, de frais et de pénalité tardive sont intégrées, avec des vues de portefeuille multi-juridictionnel pour les sociétés enregistrées à plus d'un endroit.
Voir Livres corporatifs numériquesQuestions fréquentes en Ontario
Octelligence calendre l'échéance de la déclaration annuelle LSAO, prépare le dépôt par rapport au livre des procès-verbaux vivant, et conserve le reçu aux côtés des dossiers qu'il confirme.