Diligence raisonnable corporative pour une société ontarienne
Ce que l’avocat en diligence examinant une société ontarienne demandera, dans l’ordre : documents à produire, éléments du cap-table à concilier, dépôts à vérifier, et les points de défaillance que les investisseurs trouvent le plus souvent. Chaque élément renvoie à une obligation précise sous la LSAO.
| Cadre statutaire | LSAO |
|---|---|
| Norme documentaire | Documents corporatifs sous la loi applicable de constitution |
| Droits de consultation | Actionnaires et (dans la plupart des cas) créanciers et bénéficiaires effectifs |
| Déclencheur diligence | Financement, M&A, revue de prêteur, examen réglementaire |
- Produire les documents de la LSAO : statuts, règlements, registres, résolutions et certificats
- Concilier le cap-table avec le registre des actionnaires, certificat par certificat
- Démontrer que tous les dépôts annuels sont à jour au registre des entreprises de l'Ontario
- Présenter chaque résolution du conseil et des actionnaires autorisant les émissions d’actions et décisions matérielles
- Documenter la conformité aux registres propres à la juridiction (RPMSC, RPCN, déclarations de propriété effective)
- Traiter les points de défaillance fréquents avant la demande de salle de données, et non après
Documents à produire
L’ensemble des documents corporatifs est le fondement de la diligence. L’avocat demandera le dossier complet de la société sous la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario, L.R.O. 1990, ch. B.16 (LSAO), et la norme est la loi, et non la pratique interne. Les documents à produire sont typiquement :
- Statuts et modifications, certifiés par le Registre des entreprises de l'Ontario
- Règlements en vigueur, avec modifications retraçables
- Conventions d’actionnaires, y compris les conventions unanimes d’actionnaires le cas échéant
- Procès-verbaux des assemblées du conseil et des actionnaires, avec résolutions écrites lorsque les assemblées n’ont pas eu lieu
- Registre des administrateurs et dirigeants avec dates de nomination et de démission
- Registre des valeurs mobilières / registre des actionnaires, concilié avec les certificats d’actions émis
- Registre de propriété effective (selon la juridiction : RPMSC sous la LCSA, RPCN sous la LSAO, déclarations équivalentes)
Conciliation du cap-table
Le cap-table est l’artefact que la plupart des avocats en diligence examinent en premier, et celui qui révèle le plus souvent des incohérences. La norme est une conciliation un-pour-un avec le registre des actionnaires : chaque certificat émis doit apparaître au registre à la même date, avec le même nombre d’actions, la même catégorie et le même numéro de certificat. Chaque option doit renvoyer à une résolution du conseil. Chaque SAFE ou billet convertible doit montrer le nombre d’actions converties à l’événement de conversion.
La société ontarienne devrait produire, en un dossier intégré :
- Le registre actuel des actionnaires couvrant toutes les catégories et séries
- Chaque certificat émis (ou enregistrement sans certificat), concilié avec le registre
- Toutes les options, bons de souscription, SAFE et billets convertibles en cours
- Résolutions du conseil autorisant chaque émission, transfert et annulation
- Un cap-table entièrement dilué qui correspond au registre à la même date
Dépôts et état au registre
Toute société ontarienne doit démontrer que ses dépôts annuels sont à jour au registre des entreprises et que le dossier public correspond au dossier interne. Les éléments précis varient selon la juridiction :
- Déclaration annuelle à jour à la date anniversaire la plus récente
- Adresse du siège social correspondant au registre
- Administrateurs inscrits au registre correspondant au registre interne
- Tout dépôt extra-provincial dans les juridictions d’exploitation
- Dépôts en valeurs mobilières : dispenses de placement privé, conformité avec la réglementation 45-106
Points de défaillance fréquents
Lors des engagements de diligence en Ontario, certains points de défaillance reviennent :
- Certificats d’actions non conciliés avec le registre. Un certificat existe mais le registre indique un nombre d’actions différent, ou le registre a été mis à jour sans réémission correspondante.
- Résolutions manquantes pour des décisions matérielles. Options octroyées, actions émises ou administrateurs nommés sans résolution écrite au livre des procès-verbaux.
- Dépôts annuels en retard. Un dépôt manqué une année précédente s’aggrave en avis de dissolution ou incohérence au registre prenant des semaines à résoudre.
- Registres de propriété effective désuets. RPMSC, RPCN ou déclarations équivalentes qui ne correspondent pas au registre des actionnaires.
- Changements d’avocats à mi-parcours sans transmission. Le livre des procès-verbaux est réparti entre deux cabinets, sans qu’aucun ne détienne le dossier complet.
La plupart de ces défaillances ne se rattrapent pas dans les jours précédant une clôture. Elles exigent des semaines de reconstitution avec l’avocat. Le but de la diligence préalable, avant que la demande n’arrive, est de découvrir et de corriger ces incohérences selon votre propre calendrier.
Octelligence maintient le dossier ontarien à jour au fur et à mesure de l’évolution de la société : registre, certificats, résolutions et dépôts conciliés automatiquement. Lorsque la demande de salle de données arrive, le dossier est déjà là.
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