Comment tenir une assemblée annuelle au Quebec
Une assemblée annuelle des actionnaires est requise sous toute loi corporative canadienne. Sous Loi sur les sociétés par actions du Québec, la procédure suit le modèle universel avec les particularités juridictionnelles notées ci-dessous.
| Loi | Loi sur les sociétés par actions du Québec |
|---|---|
| Citation courte | LSAQ / QBCA |
| Articles pertinents | applicable provisions |
| Registraire | Registraire des entreprises du Québec |
- L'avis doit être donné un nombre minimum de jours d'avance (21 jours sous la LCSA)
- Le quorum est fixé dans les règlements (typiquement une majorité des actions votantes)
- Ordre du jour standard : états financiers, rapport du vérificateur, élection des administrateurs, nomination du vérificateur
- Le consentement écrit des actionnaires remplace l'assemblée sous la LCSA (unanime) et l'OBCA
- Une vérification peut être renoncée par consentement unanime des actionnaires sous la LCSA art. 163
Au Quebec
Les assemblées annuelles du Québec sous la LSAQ articles 160-163 doivent être tenues annuellement dans la fenêtre statutaire. Les résolutions écrites sous l'article 178 requièrent le consentement unanime. La déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises du Québec est opérationnellement adjacente et souvent coordonnée avec l'AGA.
Étapes
Fixer la date et préparer les états financiers
Le conseil fixe la date, dans la fenêtre statutaire. Les états financiers pour l'exercice le plus récent sont préparés et (s'il y a lieu) vérifiés ou faisant l'objet d'une mission d'examen. Le vérificateur ou le comptable indépendant signe. Les administrateurs approuvent les états pour présentation aux actionnaires. Sans états approuvés, l'assemblée ne peut compléter ses affaires statutaires.Préparer l'avis et les procurations
L'avis énonce la date, l'heure, le lieu (ou la plateforme électronique), et les questions à considérer. Les questions standard : réception des états financiers et du rapport du vérificateur, élection des administrateurs, nomination du vérificateur, et toute autre affaire permise par les règlements. Les formulaires de procuration sont préparés et joints à l'avis.Envoyer l'avis dans la fenêtre statutaire
L'avis est livré à chaque actionnaire inscrit à la date de référence fixée par le conseil. La période d'avis minimum varie (21 à 60 jours sous la LCSA art. 135). L'avis est envoyé selon les règlements (typiquement par la poste ou par courriel). Un actionnaire peut renoncer à l'avis par écrit, ce qui est la pratique standard pour les petites sociétés privées.Tenir l'assemblée
À la date prévue, l'assemblée est convoquée. Le président de séance confirme le quorum (typiquement une majorité des actions votantes présentes ou représentées). Le secrétaire consigne les présences. Le président parcourt l'ordre du jour. Les états financiers sont reçus ; les questions sont prises. Les administrateurs sont élus pour le prochain terme. Le vérificateur est nommé. Toute autre affaire à l'ordre du jour est considérée. L'assemblée est ajournée.Adopter les résolutions
Chaque point de l'ordre du jour qui requiert un vote est adopté comme résolution des actionnaires : nomination du vérificateur, élection de chaque administrateur (typiquement par bloc, parfois individuellement), et approbation de tout autre point. Le vote est à main levée à moins qu'un actionnaire demande un scrutin, auquel cas il est par nombre d'actions. Les résolutions sont consignées au procès-verbal.Préparer et approuver le procès-verbal
Le procès-verbal consigne l'assemblée : présences, confirmation du quorum, points considérés, résolutions adoptées, décompte des votes (ou unanimité), et heure d'ajournement. Le procès-verbal est signé par le président de séance et le secrétaire. À l'assemblée suivante (ou par résolution écrite peu après), les administrateurs approuvent le procès-verbal comme exact.Classer les documents au livre des procès-verbaux
L'avis, les procurations reçues, la liste de présence, les états financiers approuvés, le rapport du vérificateur, les résolutions exécutées et le procès-verbal signé sont classés au livre. La déclaration annuelle au registre corporatif découlant de l'assemblée peut être préparée et déposée dans la fenêtre statutaire.
Erreurs fréquentes
- Assemblée tenue hors de la fenêtre statutaire. La société manque l'échéance (typiquement 15 mois de la dernière assemblée, ou 6 mois de la fin d'exercice). L'assemblée doit toujours être tenue ; dans plusieurs juridictions, des pénalités ou conséquences au registre s'ensuivent.
- Quorum non confirmé. Le procès-verbal ne consigne pas si le quorum a été atteint. La diligence lit l'omission comme une question ouverte sur la validité des résolutions adoptées.
- Élections d'administrateurs non consignées individuellement. Un bloc d'administrateurs est élu sans identifier lesquels. Des années plus tard, le registre corporatif sur les administrateurs ne concorde pas avec le livre.
- Voie du consentement écrit utilisée où la loi exige une assemblée. Une société privée tente de substituer le consentement écrit là où la loi exige le consentement unanime et un actionnaire n'a pas signé. Les résolutions sont invalides.
- États financiers non approuvés avant l'assemblée. Les états sont présentés à l'assemblée mais les administrateurs ne les ont pas approuvés d'avance. Les états ne peuvent alors être présentés comme approuvés par le conseil.
Octelligence mène l'assemblée annuelle comme un flux guidé : états financiers approuvés, avis généré, procurations suivies, procès-verbal rédigé, résolutions exécutées, déclaration annuelle préparée. Le livre des procès-verbaux reflète l'assemblée à la date de l'assemblée.
Voir Livres corporatifs numériquesQuestions fréquentes
Les sociétés privées doivent-elles tenir des assemblées annuelles ?
Dans la plupart des juridictions canadiennes, oui. La LCSA, l'OBCA et les statuts provinciaux exigent des assemblées annuelles pour toutes les sociétés. Le consentement écrit unanime peut remplacer l'assemblée mais une « assemblée » sous une forme ou une autre est requise chaque année.
Peut-on substituer le consentement écrit à l'assemblée annuelle ?
Parfois. La LCSA et l'OBCA permettent le consentement écrit unanime. La voie du consentement écrit est plus rapide mais exige que le seuil de signature soit atteint. Pour les petites sociétés privées avec actionnaires accessibles, c'est la pratique courante.
Faut-il des états financiers vérifiés ?
Selon la juridiction et la taille. La LCSA art. 163 permet la renonciation à la vérification par consentement unanime des actionnaires pour les sociétés non émettrices. Si les actionnaires ou les prêteurs exigent des états vérifiés, la société doit les obtenir indépendamment du minimum statutaire.
Quelle différence entre assemblée annuelle et extraordinaire ?
L'assemblée annuelle est requise par la loi, avec un ordre du jour standard (états financiers, élections, vérificateur). Une assemblée extraordinaire est convoquée sur une question spécifique hors du cycle annuel : approbation de fusion, modification aux statuts, destitution d'administrateur.
Les actionnaires peuvent-ils assister par vidéoconférence ?
Oui, sous toute juridiction canadienne moderne. La LCSA, l'OBCA et la LSAQ permettent toutes la présence électronique aux assemblées. Les règlements peuvent fixer des conditions (avis que l'assemblée est électronique, fiabilité technique, capacité de communiquer). Les assemblées purement électroniques sont de plus en plus courantes.
Que se passe-t-il si on manque l'échéance de l'assemblée ?
L'assemblée doit toujours être tenue. Plusieurs juridictions imposent des pénalités ou conséquences au registre pour les dépôts annuels manqués qui découlent de l'assemblée. Le registraire peut dissoudre la société pour non-dépôt prolongé. Tenir une assemblée tardive est toujours préférable à ne pas la tenir.
Approbation des états, génération de l'avis, procès-verbal, résolutions exécutées et déclaration annuelle, en un seul endroit.