Comment structurer une société de portefeuille à entités multiples

Ce qu'est une structure de portefeuille

Une société de portefeuille est une société dont l'actif principal est constitué des actions d'autres sociétés plutôt que d'une entreprise d'exploitation qui lui est propre. Les sociétés qu'elle détient sont les sociétés d'exploitation. Dans la version la plus simple, un fondateur détient une société de portefeuille, et celle-ci détient la société d'exploitation qui vend réellement le produit ou le service. À partir de là, la structure peut grandir : une société de portefeuille au-dessus de plusieurs sociétés d'exploitation, une société de portefeuille qui en détient une autre, ou une famille de filiales sous une seule société mère. Le trait distinctif est que la propriété circule en chaîne, et que chaque maillon de cette chaîne est une société distincte régie par sa propre loi et ses propres livres.

Ce guide n'est pas un avis fiscal ni juridique; la bonne structure dépend de votre situation et devrait être montée avec un comptable et un avocat. Ce que ce guide couvre, c'est la partie constante de toute société de portefeuille : les livres corporatifs que la structure engendre, et comment les garder propres.

Pourquoi les fondateurs utilisent une société de portefeuille

Quatre raisons reviennent sans cesse.

• Report d'impôt. Les bénéfices non répartis peuvent souvent être remontés d'une société d'exploitation vers une société de portefeuille sous forme de dividende intersociétés, fréquemment avec report d'impôt entre sociétés canadiennes rattachées, de sorte que les profits ne sont pas exposés à l'impôt des particuliers avant que le fondateur ne les retire. La société de portefeuille devient l'endroit où le surplus s'accumule et est investi.
• Protection contre les créanciers. L'encaisse et les placements détenus dans la société de portefeuille sont à un pas des créanciers commerciaux et du risque de litige de la société d'exploitation. La société d'exploitation mène l'activité risquée; la société de portefeuille détient la valeur.
• Entreprises multiples. Un fondateur qui mène plus d'un projet peut placer chacun dans sa propre société d'exploitation sous une société de portefeuille commune, en gardant les responsabilités et les tableaux de capitalisation séparés tout en consolidant la propriété au sommet.
• Planification successorale. Une société de portefeuille est le véhicule habituel d'un gel successoral et de l'arrivée d'une fiducie familiale ou de la génération suivante, parce que les catégories d'actions de la société de portefeuille peuvent être structurées pour séparer la croissance du contrôle.

L'anatomie du groupe

Un groupe typique compte une société mère (la société de portefeuille), une ou plusieurs filiales d'exploitation, et parfois des sociétés de portefeuille intermédiaires. Chacune est sa propre société : elle a été constituée sous une loi (la LCSA au fédéral, ou une loi provinciale), elle a des statuts et des règlements, un conseil, des dirigeants, un registre des actionnaires et un livre des procès-verbaux. La chaîne de propriété est consignée deux fois à chaque maillon : le livre de la société mère montre qu'elle détient les actions de la filiale, et le registre de la filiale montre la société mère comme détentrice. Quand ces deux vues concordent à chaque niveau, la structure est propre. Quand elles divergent, la propriété du groupe devient une question plutôt qu'un fait.

Les obligations documentaires se multiplient

Le coût le plus sous-estimé d'une société de portefeuille est que les livres ne s'additionnent pas, ils se multiplient. Chaque société doit indépendamment l'ensemble complet des obligations : tenir son livre des procès-verbaux, tenir ses registres des administrateurs, des dirigeants et des actionnaires, tenir son registre de propriété effective ou de contrôle important lorsque la juridiction l'exige, tenir ses assemblées annuelles et déposer sa déclaration annuelle. Un groupe formé d'une société de portefeuille et de trois sociétés d'exploitation, c'est quatre livres des procès-verbaux, quatre jeux de registres, quatre registres de contrôle important et quatre calendriers de dépôt. Notre guide complet du livre des procès-verbaux explique ce qui va dans chacun; le défi du portefeuille est de le faire avec constance dans tous à la fois.

Les opérations intersociétés

Les opérations qui tiennent un groupe ensemble sont elles-mêmes des événements documentaires, et elles touchent deux jeux de livres chaque fois. Quand la société de portefeuille souscrit des actions d'une nouvelle société d'exploitation, celle-ci consigne l'émission et la société de portefeuille consigne le placement. Quand une société d'exploitation verse un dividende à la société de portefeuille, les résolutions des deux conseils et les deux livres des procès-verbaux le reflètent. Quand des actifs ou des actions circulent entre entités, chaque partie documente le transfert. La discipline est la même que pour une société unique, appliquée en paires : la résolution du conseil autorisante, la convention à l'appui et l'entrée correspondante au registre, des deux côtés, à la date de l'opération. Sauter la paperasse des mouvements intersociétés est la façon la plus courante dont les livres d'un groupe se désynchronisent.

Le roulement de l'article 85

La plupart des sociétés de portefeuille sont créées après la société d'exploitation, ce qui veut dire que les actions du fondateur doivent monter dans la nouvelle société de portefeuille. Le faire par une vente directe déclencherait un gain en capital. La solution habituelle est un roulement en vertu de l'article 85 de la Loi de l'impôt sur le revenu, qui permet au fondateur de transférer les actions de la société d'exploitation à la société de portefeuille avec report d'impôt en échange d'actions de cette dernière, au moyen d'un choix conjoint qui fixe le prix de transfert. Le roulement est un mécanisme fiscal, mais c'est aussi un événement documentaire : la société de portefeuille émet des actions au fondateur, le registre de la société d'exploitation est mis à jour pour montrer la société de portefeuille comme nouvelle détentrice, et le choix de l'article 85 et les conventions connexes sont versés aux deux livres des procès-verbaux. Un roulement correct dans la déclaration de revenus mais absent des livres corporatifs est une lacune qu'une équipe de diligence trouvera. Les réorganisations connexes, comme une fusion, créent la même obligation documentaire double.

La gouvernance dans le groupe

Chaque conseil gouverne sa propre société, même quand les mêmes personnes siègent à tous. Les décisions sont prises et consignées au bon niveau : le dividende d'une société d'exploitation est autorisé par son conseil, les décisions de placement de la société de portefeuille par le sien. Lorsque les mêmes personnes sont administrateurs des deux parties à une opération, la nature de partie liée devrait être signalée et les approbations appropriées documentées. À l'échelle du groupe, une liste de vérification de gouvernance aide à garder les assemblées, les résolutions et les dépôts de chaque entité à la cadence, et le calendrier de conformité annuelle suit les échéances multipliées pour qu'aucune entité ne tombe discrètement en défaut.

Où les groupes de portefeuille échouent en diligence

Quand un groupe est acquis ou lève des fonds au sommet, la diligence traverse chaque entité. Le réviseur confirme la chaîne de propriété maillon par maillon, vérifie que chaque transfert intersociétés a été autorisé et consigné, et confirme que chaque société est en règle avec ses dépôts à jour. Les échecs sont prévisibles : une filiale dont le livre des procès-verbaux n'a jamais été tenu après la constitution, un transfert d'actions intersociétés qui apparaît à un registre mais pas à l'autre, un dividende sans résolution autorisante, ou une société d'exploitation tombée en défaut parce que sa déclaration annuelle a été oubliée dans le brouhaha de la gestion de plusieurs entités. Notre guide sur la préparation d'une diligence raisonnable couvre ce que les réviseurs attendent, et le bilan de santé des livres corporatifs gratuit est un moyen rapide d'établir le point de départ de chaque entité avant qu'un processus ne commence.

Les portefeuilles transfrontaliers

Beaucoup de groupes canadiens finissent avec une entité étrangère dans la chaîne, le plus souvent une société mère du Delaware ajoutée lors d'une bascule de financement, la société de portefeuille et les sociétés d'exploitation canadiennes survivant en dessous. Cela ajoute un second régime législatif au portrait documentaire : l'entité du Delaware suit la DGCL tandis que les entités canadiennes suivent la LCSA ou une loi provinciale, y compris le registre de contrôle important pour lequel le Delaware n'a pas d'équivalent. Les différences sont traitées dans Livres corporatifs : le Delaware contre le Canada, et la comparaison plus large des régimes se trouve dans notre comparaison de la gouvernance entre juridictions. Le principe ne change pas : chaque entité tient ses propres livres sous sa propre loi, et la chaîne doit concorder d'un pays à l'autre.

Bien la mettre en place

Le moment le moins coûteux pour bien tenir les livres d'une société de portefeuille est celui où chaque entité est créée. Constituez proprement, ouvrez le livre des procès-verbaux avec les documents d'organisation et l'émission d'actions fondatrice, et consignez immédiatement le lien de propriété avec la société mère aux deux registres. Fixez le calendrier de dépôt de chaque entité dès le premier jour. Documentez chaque opération intersociétés en paires au moment où elle survient, pas à la fin de l'exercice. Traitez le groupe pour ce qu'il est, plusieurs sociétés qui doivent raconter une seule histoire cohérente, et la structure qui avait l'air d'un fardeau de conformité devient ce qui vous permet de lever des fonds, de vendre ou de réorganiser sans course contre la montre. Pour les groupes et les cabinets qui les gèrent, les licences pour portefeuilles couvrent de nombreuses entités dans un seul espace de travail.