Le guide complet du livre des procès-verbaux

Ce qu'est un livre des procès-verbaux

Un livre des procès-verbaux est le relevé officiel et organisé de la gouvernance d'une société. Il réunit les documents qui prouvent que la société a été dûment constituée et que chaque décision importante depuis sa formation a été dûment prise : les statuts de constitution, les règlements administratifs, les procès-verbaux des assemblées d'administrateurs et d'actionnaires, les résolutions adoptées entre les assemblées, le registre des actionnaires et les registres des administrateurs et des dirigeants. Le terme est historique. Les sociétés gardaient autrefois ces documents dans un véritable cartable relié à onglets. La substance juridique a survécu à la reliure : aujourd'hui, les mêmes documents sont tenus sous toute forme que la loi permet, y compris des systèmes entièrement numériques.

Le livre des procès-verbaux n'est ni du matériel promotionnel ni un wiki interne. C'est l'ossature probante de la société. Quand un tribunal, un investisseur, un auditeur, un prêteur ou une autorité fiscale demande si une action donnée a été valablement émise ou si un administrateur donné avait le pouvoir de signer, la réponse vient du livre des procès-verbaux. Pour une définition en langage clair de chaque composante, voyez les entrées de glossaire sur le livre des procès-verbaux, le registre des actionnaires et les résolutions du conseil.

Pourquoi le livre des procès-verbaux compte

Le livre des procès-verbaux fait la différence entre une société qui peut prouver son histoire et une société qui peut seulement la raconter. Cette distinction reste invisible pendant des années, puis devient décisive en un seul instant, généralement quand de l'argent ou du contrôle change de mains.

Financements et acquisitions. La diligence ne commence pas par la présentation aux investisseurs. Elle commence par les livres corporatifs. Le conseiller juridique d'un investisseur confirmera que la société est en règle, que chaque ronde d'actions a été autorisée par le conseil et inscrite au registre, que les options ont été octroyées sous un régime adopté par le conseil, et que les personnes qui signent la transaction sont bien les administrateurs et les dirigeants que les documents désignent. Quand le livre des procès-verbaux confirme tout cela rapidement, la transaction avance. Sinon, les lacunes deviennent des déclarations que les fondateurs ne peuvent pas faire, des conditions de clôture, des retenues en entiercement ou un prix plus bas. Notre guide sur comment préparer une diligence raisonnable détaille exactement ce qu'une équipe de diligence tire du livre.

Litiges et responsabilité. Quand les actionnaires ne s'entendent pas, quand un administrateur est révoqué ou quand une opération est contestée, le livre des procès-verbaux est le relevé contemporain qui décide de la version exacte. Les décisions qui n'ont jamais été consignées sont difficiles à défendre, et les résolutions qui n'ont jamais été signées sont difficiles à invoquer.

Conformité et bon standing. Les déclarations annuelles, les changements de siège social et les changements d'administrateurs découlent du livre des procès-verbaux et y retournent. Une société qui laisse ces obligations traîner peut perdre son bon standing ou, dans les cas extrêmes, être dissoute par le registraire. L'article de blogue sur le coût des dépôts corporatifs ratés explique ce qui arrive quand la cadence se brise.

Ce qui va dans le livre des procès-verbaux

Un livre des procès-verbaux complet est organisé en sections types, chacune indexée à l'interne. Le nom exact des onglets varie selon le modèle et la juridiction, mais la substance reste la même.

• Documents constitutifs. Les statuts de constitution certifiés (ou le certificat de constitution), les règlements administratifs tels qu'adoptés, et chaque modification subséquente à l'un ou à l'autre. Ils définissent ce qu'est la société et ce qu'elle a le droit de faire.
• Documents d'organisation. Les premières résolutions d'organisation des administrateurs, les consentements à agir comme administrateur, la nomination des dirigeants, l'adoption des règlements, la résolution bancaire et l'émission initiale d'actions aux fondateurs avec les documents de souscription à l'appui.
• Documents relatifs aux actionnaires. Le registre des actionnaires, les certificats d'actions et leurs transferts, le registre des valeurs mobilières et le registre de propriété effective ou de contrôle important lorsqu'il est exigé.
• Documents relatifs aux administrateurs et dirigeants. Le registre des administrateurs et des dirigeants, avec les nominations, les démissions et les élections, chacune datée.
• Documents d'assemblée. Les procès-verbaux des assemblées d'administrateurs et d'actionnaires, avec les avis de convocation, les renonciations, les procurations et les rapports de scrutateurs s'il y a lieu.
• Résolutions. Les résolutions écrites du conseil et des actionnaires adoptées entre les assemblées, indexées séparément des procès-verbaux.
• Dépôts réglementaires. Les déclarations annuelles, les statuts de modification et les accusés de réception du registraire, pour que le registre public et le registre interne concordent.

Chaque entrée devrait renvoyer à l'instrument qu'elle vise. Une résolution autorisant une émission d'actions n'est qu'un demi-document sans la convention de souscription, le certificat et l'entrée correspondante au registre à côté d'elle. Si vous partez de zéro, le modèle de règlements administratifs et la procédure d'émission d'actions plus large sont de bons points de départ.

Les exigences du livre des procès-verbaux par juridiction

L'obligation de tenir un livre des procès-verbaux est quasi universelle dans les lois corporatives de common law. Ce qui change d'une juridiction à l'autre, c'est l'étendue du droit de consultation des actionnaires, le registre de transparence exigé et la période de conservation. Le tableau ci-dessous résume les points d'ancrage; chacun mène au guide complet de la juridiction.

La leçon pratique pour les groupes transfrontaliers : un seul modèle ne satisfait pas toutes les entités. Une société du Delaware avec une société mère canadienne doit satisfaire à la DGCL pour la filiale et à la LCSA ou à une loi provinciale pour la société mère, y compris le registre canadien de contrôle important qui n'a pas d'équivalent au Delaware. Notre comparaison de la gouvernance entre juridictions approfondit ces différences, et l'ensemble des guides par juridiction couvre chacune séparément. Pour une comparaison ciblée des deux régimes que la plupart des fondateurs canadiens côtoient, voyez Livres corporatifs : le Delaware contre le Canada.

Registres de propriété effective et de contrôle important

Depuis une décennie, les règles de transparence ont ajouté un registre qui s'ajoute au livre des procès-verbaux traditionnel : un relevé des personnes physiques réelles qui possèdent ou contrôlent ultimement la société, et pas seulement les actionnaires inscrits. Les appellations diffèrent d'une juridiction à l'autre, mais l'intention est la même.

• Canada (art. 21.1 de la LCSA). Le registre des particuliers ayant un contrôle important, qui recense ceux qui possèdent ou contrôlent 25 pour cent ou plus des actions, ou qui exercent autrement une influence importante.
• Ontario (art. 140.2 de la LSAO) et autres provinces. Un registre de transparence sur le même seuil de 25 pour cent.
• Royaume-Uni (Companies Act 2006, partie 21A). Le registre des People with Significant Control, déposé auprès de Companies House.
• États-Unis (Corporate Transparency Act). Les renseignements sur la propriété effective déclarés à FinCEN, distincts de tout registre étatique.

Ce registre est mis à jour à chaque changement de propriété effective et fait partie des documents que la société doit produire. Un échec fréquent, traité plus bas, est un livre des procès-verbaux compétent sans aucun registre de contrôle important. Pour le concept sous-jacent, voyez l'entrée de glossaire sur le bénéficiaire effectif.

Livre des procès-verbaux papier contre numérique

Toute loi corporative moderne permet de tenir les documents sous forme électronique. La DGCL permet toute forme. La LCSA permet toute forme convertible en écrit dans un délai raisonnable. La Companies Act 2006 permet les documents électroniques en vertu de l'art. 1135. Les obligations de fond, exactitude, exhaustivité, intégrité et capacité de produire les documents sur demande de consultation valide, ne changent pas avec le format.

Ce qui change, c'est la fiabilité. Un livre papier dépend d'une seule copie physique détenue par une seule personne, ce qui est exactement l'arrangement qui produit des lacunes quand cette personne est occupée, part ou oublie. Un système numérique peut horodater chaque entrée, relier une résolution au certificat et à l'entrée de registre qu'elle vise, et rapprocher automatiquement le registre du tableau de capitalisation. Le virage historique mérite d'être compris en soi; l'article de blogue sur l'évolution du livre des procès-verbaux le retrace. Le point pour un guide comme celui-ci est étroit : le numérique est permis partout, et la vraie question n'est pas papier contre numérique, mais à jour contre reconstitué.

Créer et tenir le livre

Un livre des procès-verbaux est créé à la constitution et tenu à jour en continu par la suite. La discipline est simple à énoncer et facile à négliger : consigner chaque action corporative à la date où elle survient, la signer, l'indexer et rapprocher les documents les uns des autres à une cadence régulière.

La mise en place remplit les sections constitutives et d'organisation : les statuts et les règlements, les premières résolutions des administrateurs, les consentements à agir, les nominations de dirigeants et les émissions d'actions fondatrices. Ensuite, chaque réunion du conseil, assemblée d'actionnaires, résolution écrite, émission, transfert, rachat, modification aux statuts et changement d'administrateur est saisi au moment où il survient, avec les pièces justificatives. Les entrées antidatées ne sont pas acceptables et se détectent facilement.

C'est le rapprochement qui garde le livre digne de confiance. À une cadence mensuelle ou trimestrielle, le registre des actionnaires est vérifié par rapport au tableau de capitalisation et aux certificats émis : chaque certificat a une entrée correspondante au registre, et chaque résolution autorisante mène à une émission. Les mécanismes pas à pas se trouvent dans notre procédure sur comment tenir un livre des procès-verbaux et dans le guide connexe sur la tenue d'un registre des actionnaires. Avant qu'une action ne l'exige, vous pouvez établir votre point de départ avec le bilan de santé des livres corporatifs gratuit.

Comment les livres des procès-verbaux échouent en diligence

Les livres des procès-verbaux échouent rarement parce qu'une société a mal agi. Ils échouent parce que les bonnes choses n'ont jamais été écrites sur le moment. Les tendances sont constantes.

• Le rattrapage de fin d'exercice. Une année de résolutions, d'émissions et d'assemblées est reconstituée de mémoire et à partir de quelques courriels juste avant un financement. La diligence le détecte instantanément, parce qu'une année de documents se retrouve soudainement mise en forme de façon identique et signée d'un seul coup.
• Des documents éparpillés entre plusieurs dépositaires. Les statuts chez le conseiller juridique, les procès-verbaux sur le disque d'un fondateur, le registre dans un chiffrier, les certificats dans un tiroir. Aucune source ne fait autorité, et produire le livre exige de coordonner quatre personnes.
• Aucun registre de contrôle important. Un livre des procès-verbaux traditionnel impeccable sans registre PCVI, PSC ou de propriété effective. L'obligation générale est remplie; l'obligation précise de transparence ne l'est pas, et les pénalités sont réelles.
• Des résolutions sans leurs instruments. Une résolution signée approuvant un contrat ou une émission, avec le contrat, la souscription ou le certificat sous-jacent manquant. La résolution n'est pas fiable, parce que ce qu'elle approuve ne peut pas être confirmé.
• Des procès-verbaux non signés et non datés. Une assemblée a eu lieu, des ébauches ont circulé, rien n'a été finalisé. Le seul relevé de ce qui a été décidé est le souvenir, ce qui n'est pas une preuve.

Le fil conducteur : un document créé après coup vaut nettement moins que le même document créé sur le moment. Les articles de blogue sur les livres corporatifs contre le livre des procès-verbaux et sur ce qu'est réellement un livre des procès-verbaux approfondissent ces cas. Pour mettre une société précise à l'épreuve, l'Évaluation de la préparation à la diligence reprend les mêmes vérifications que le conseiller d'un investisseur.

Conservation et droits de consultation

Une société conserve son livre des procès-verbaux aussi longtemps qu'elle existe, plus une période légale après la dissolution : six ans en vertu de l'article 226 de la LCSA, généralement trois ans pour la plupart des documents en vertu de la DGCL, et six ans en vertu de la Companies Act 2006 pour les sociétés actives, certains documents étant conservés plus longtemps. L'obligation court à partir de la date de l'action sous-jacente et, pour la dernière période, à partir de la dissolution.

Les droits de consultation sont plus larges que beaucoup de fondateurs ne le croient. Les administrateurs peuvent consulter en tout temps. Les actionnaires disposent d'un droit légal, large au Canada et au Royaume-Uni, conditionné à une fin légitime au Delaware sous le § 220 de la DGCL. Les créanciers et, dans certaines juridictions, le public peuvent voir une partie du dossier, et le registraire et l'auditeur peuvent consulter dans l'exercice de leurs fonctions légales. La société peut imposer des conditions raisonnables comme un préavis et des frais de copie, mais elle ne peut pas refuser une demande valide. Les documents tenus au siège social, ou à un autre endroit autorisé par le conseil, doivent être produisibles sur préavis raisonnable, qu'ils soient sur papier ou numériques.

Livre des procès-verbaux contre livres corporatifs

Les deux termes sont souvent employés de façon interchangeable, mais ils ne sont pas synonymes. Le livre des procès-verbaux est le noyau de gouvernance que la loi corporative exige nommément : statuts, règlements, procès-verbaux, résolutions, registre des actionnaires et registres des administrateurs et des dirigeants. Les livres corporatifs forment l'ensemble plus large qui comprend aussi les états financiers, les déclarations fiscales, les contrats importants et les dossiers d'emploi. Tout livre des procès-verbaux fait partie des livres corporatifs; tous les livres corporatifs n'appartiennent pas au livre des procès-verbaux. Garder la distinction claire compte, parce que les devoirs légaux, les droits de consultation et les règles de conservation se rattachent précisément au livre des procès-verbaux, tandis que l'ensemble plus large relève du droit fiscal, du droit du travail et du droit des contrats. Pour un traitement pratique de la frontière, voyez livres corporatifs ou livre des procès-verbaux.