Comment déposer une déclaration annuelle au Québec
La Déclaration de mise à jour annuelle du Québec est déposée auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) entre le 1er janvier et le 15 juin chaque année sous les art. 122 à 130 de la LSAQ et la Loi sur la publicité légale des entreprises. Le tarif de base est de 94 $ pour les plus petites entités. Les modifications de la Loi 78 depuis le 31 mars 2023 ont ajouté le rapport de propriété effective à la déclaration. Le dépôt en français est requis (ou avec traduction française). Le registre du REQ est partiellement public, rendant le régime de transparence du Québec plus public que celui des autres provinces canadiennes.
| Loi | Loi sur la publicité légale des entreprises (PLE) et Loi sur les sociétés par actions |
|---|---|
| Citation courte | LPLE et LSAQ |
| Articles pertinents | dispositions applicables ; LSAQ art. 122 à 130 |
| Formulaire | Déclaration de mise à jour annuelle déposée auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) |
| Registraire | Registraire des entreprises du Québec (REQ) |
| Échéance | Entre le 1er janvier et le 15 juin annuellement (période anniversaire de la société) |
| Frais | 94 $ (tarif de base 2026 pour les plus petites entités ; plus élevé pour les sociétés avec revenu ou capital plus important) |
| Frais de dépôt tardif | 25 $ par mois en souffrance ; dissolution administrative après 2 ans |
| Défaut de dépôt | Dissolution administrative après non-dépôt prolongé |
- Déclaration de mise à jour annuelle du Québec déposée auprès du REQ entre le 1er janvier et le 15 juin
- Déposée sous les art. 122 à 130 de la LSAQ et la Loi sur la publicité légale des entreprises
- Tarif de base de 94 $ pour les plus petites entités (2026) ; plus élevé pour les plus grandes
- Rapport de propriété effective Loi 78 depuis le 31 mars 2023
- Dépôt en français requis (ou traduction française sous la Charte de la langue française)
Au Québec
La Déclaration de mise à jour annuelle du Québec est la plus distinctive parmi les déclarations annuelles provinciales canadiennes. Le dépôt se fait auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ), un registre des entreprises unifié qui gère la constitution, les dépôts annuels et le rapport de propriété effective. La fenêtre de dépôt (1er janvier au 15 juin) est large par rapport aux fenêtres ancrées à la date anniversaire des autres provinces canadiennes.
La Loi 78 et le rapport de propriété effective depuis mars 2023
La Loi 78, modifiant la Loi sur la publicité légale des entreprises en vigueur le 31 mars 2023, a ajouté le rapport de propriété effective à la Déclaration de mise à jour annuelle. Chaque société québécoise rapporte désormais ses propriétaires effectifs (particuliers contrôlant 25 % ou plus des actions avec droit de vote ou exerçant autrement un contrôle) annuellement auprès du REQ. Le registre du REQ est partiellement public : certaines informations de propriété effective sont consultables par le public, rendant le régime de transparence du Québec plus public que le registre ISC de la LCSA, le Registre de transparence LSAO ou le Registre de transparence BCBCA.
Exigences linguistiques en français
Sous la Charte de la langue française (Loi 101) et ses modifications sous la Loi 96 (2022), les sociétés québécoises doivent effectuer leurs communications corporatives et leurs dépôts en français. La Déclaration de mise à jour annuelle est déposée en français ; des traductions anglaises peuvent accompagner mais le français est la version opérationnelle. La Loi 96 a renforcé les exigences linguistiques françaises avec une mise en œuvre échelonnée jusqu'en 2025.
Structure des frais
Les frais de dépôt du Québec sont proportionnels à la taille de la société : tarif de base de 94 $ pour les plus petites entités (2026), avec des tarifs plus élevés pour les sociétés avec un capital autorisé ou un revenu plus important. La structure reflète la perspective québécoise voulant que les frais de dépôt suivent la capacité de payer plutôt que d'être un coût uniforme.
Mécanisme de pénalité et de dissolution
Le dépôt tardif entraîne une pénalité de 25 $ par mois. Après 2 années consécutives sans dépôt, le REQ peut dissoudre la société sous la Loi sur la publicité légale des entreprises. Le rétablissement est possible en déposant toutes les déclarations manquées, en payant les pénalités et en démontrant que les conditions de la dissolution ont été corrigées.
Procédure
La procédure de déclaration annuelle telle qu'elle s'applique au Québec, en sept étapes :
Confirmer les dirigeants, administrateurs, siège social et propriétaires effectifs
La Déclaration de mise à jour annuelle rapporte les administrateurs, le siège social (au Québec) et les propriétaires effectifs de la société. Confirmer les quatre par rapport au livre des procès-verbaux courant et au registre de propriété effective.Vérifier les documents de dépôt en français
Préparer le dépôt en français (ou avec traduction française selon les exigences de la Charte de la langue française). Le système du REQ exige le français comme langue opérationnelle.Se connecter aux services en ligne du REQ
Le portail du Registraire des entreprises à registreentreprises.gouv.qc.ca est le système de dépôt. Se connecter avec le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) de la société.Remplir la Déclaration de mise à jour annuelle
Saisir l'information requise incluant les administrateurs, le siège social, l'information de propriété effective (Loi 78) et tout changement. Le système préremplit à partir de l'année précédente.Payer les frais de dépôt
Tarif de base de 94 $ pour les plus petites entités ; le système calcule les frais selon la taille de l'entité. Payer par carte de crédit ou autre méthode approuvée.Vérifier l'acceptation et obtenir l'accusé de réception
Le REQ émet un accusé de réception immédiat. Conserver dans les dossiers corporatifs.Classer tous les dépôts au livre des procès-verbaux
L'accusé de la Déclaration de mise à jour annuelle, le reçu de dépôt du REQ, la mise à jour du registre de propriété effective et toute traduction anglaise sont classés au livre des procès-verbaux sous les dépôts annuels de l'année.
Erreurs fréquentes
La combinaison québécoise d'exigences linguistiques en français, de fenêtre de dépôt large et de transparence de la Loi 78 ajoute de la complexité. Erreurs courantes :
- Déposer en anglais sans traduction française. Le REQ accepte le français comme langue opérationnelle ; l'anglais seul peut produire des retards de traitement.
- Manquer le rapport de propriété effective sous la Loi 78 ; l'obligation depuis le 31 mars 2023 est une exigence continue distincte.
- Confondre les dépôts LSAQ et LCSA ; une société peut devoir déposer les deux si elle est enregistrée pour opérer au Québec mais constituée au fédéral.
- Sous-estimer les frais pour les sociétés plus grandes ; la structure de frais proportionnelle signifie que le tarif de 94 $ pour les plus petites entités ne s'applique pas universellement.
Octelligence suit l'échéance de la déclaration annuelle LSAQ par rapport à la date anniversaire ou à la fin d'exercice financier de la société, fait remonter les administrateurs, le siège social et l'information de propriété effective pour le dépôt, et conserve la déclaration déposée aux côtés du livre des procès-verbaux. Les règles spécifiques de formulaire, de frais et de pénalité tardive sont intégrées, avec des vues de portefeuille multi-juridictionnel pour les sociétés enregistrées à plus d'un endroit.
Voir Livres corporatifs numériquesQuestions fréquentes au Québec
Octelligence calendre l'échéance de la déclaration annuelle LSAQ, prépare le dépôt par rapport au livre des procès-verbaux vivant, et conserve le reçu aux côtés des dossiers qu'il confirme.