Lors d'un financement ou d'une acquisition, le conseil juridique de l'investisseur demande le dossier des livres corporatifs. Historiquement, c'est un dossier de PDF, moitié venu du courriel et moitié d'un classeur, réconciliés à la main sous échéance. Le dossier de conformité dans Octelligence rassemble le tout en un seul clic : tableau de capitalisation, chaque certificat, le livre des procès-verbaux, les registres — et il est vérifiable, pour que le destinataire puisse confirmer que le fichier n'a pas été altéré après coup.
Exigence du plan. Le dossier de conformité est une fonctionnalité du plan Scale, également incluse dans Licences pour portefeuilles. Sur Growth et inférieur, utilisez les exports individuels — PDF du tableau de capitalisation, PDF de certificats, téléchargements de documents du livre des procès-verbaux — et assemblez-les manuellement. Le dossier en est la version en un clic.
Ce que contient le dossier
Un dossier généré est un PDF unique contenant :
- Page couverture avec le nom de la société, la date « en date du », le préparateur (votre cabinet ou la société elle-même) et une URL de vérification avec le hachage SHA-256 du dossier
- Tableau de capitalisation à la date de référence, avec totaux par catégorie d'actions, détail par détenteur et propriété pleinement diluée
- Certificats d'actions — chaque certificat actif avec tous les détails; les certificats révoqués et remplacés sont listés par souci d'exhaustivité
- Registre des actions avec la chaîne de titres de chaque position active
- Table des matières du livre des procès-verbaux avec chaque résolution, procès-verbal de réunion et document autorisant, lié aux entrées qu'il soutient
- Registre des administrateurs — liste actuelle et entrées historiques avec dates de nomination et de démission
- Registre des dirigeants — même structure que les administrateurs
- Registre des membres du conseil — incluant les représentants désignés par les investisseurs et les observateurs s'ils sont suivis
- Registre des options — octroyées, acquises, exercées, annulées, expirées, avec référence aux conventions d'octroi
- Registre des bons de souscription — même structure
- Registre des SAFE — incluant l'état de conversion à la date de référence
- Historique des dépôts — déclarations annuelles et dépôts statutaires effectués, avec dates et références de confirmation
- Extrait du journal d'activité — entrées pertinentes depuis le dernier dossier, pour le contexte
Étape par étape
Ouvrez Dossier de conformité
Depuis l'espace de travail de la société, ouvrez Dossier de conformité. La page liste tous les dossiers que vous avez précédemment générés pour cette société, avec date, ligne « préparé pour » et lien de téléchargement.
Générez un nouveau dossier
Cliquez sur Générer le dossier et renseignez :
- Date de référence (facultatif) — la date que le dossier doit porter. Par défaut, aujourd'hui. Antidatez lorsque vous avez besoin du registre à une date de clôture.
- Préparé pour (facultatif) — la ligne de destinataire sur la page couverture, par exemple « Conseil juridique des investisseurs Série Seed » ou « Équipe d'acquisition Acme Co. ».
- Nom du cabinet (facultatif) — le nom de votre cabinet si vous êtes un cabinet d'avocats ou de comptables qui prépare le dossier au nom d'un client. Par défaut, le nom de la société elle-même.
Cliquez sur Générer. Le dossier est mis en file et construit de façon asynchrone — le délai habituel est de 1 à 3 minutes pour une société propre, plus long pour des portefeuilles avec un historique étendu.
Attendez la fin de la construction
Le dossier passe par les statuts : en file → en génération → prêt. La page interroge automatiquement; vous pouvez la quitter et y revenir. Si la génération échoue, le statut devient échec avec une note expliquant ce qui a mal tourné (presque toujours un registre partiel à nettoyer).
Téléchargez et partagez
Cliquez sur Télécharger. Le PDF est récupéré du stockage sécurisé via une URL pré-signée à courte durée. Enregistrez-le dans la salle de données ou envoyez-le directement au conseil juridique.
La page couverture comprend une URL de vérification de la forme /verify/dossier/{reference}. Quiconque possède l'URL — avec ou sans compte Octelligence — peut confirmer que le SHA-256 du PDF correspond à l'original. Si un destinataire soupçonne que le document a été altéré, il peut vérifier en quelques secondes.
Régénérez après des changements importants
Le dossier est un artefact ponctuel. Si la société émet des actions, accepte la démission d'un administrateur ou dépose une déclaration annuelle après la génération, régénérez le dossier afin que ce que le conseil juridique examine corresponde à ce qui est dans le système. Les dossiers plus anciens demeurent dans l'historique; les URL de vérification restent actives pour chacun.
Quand utiliser un dossier vs un accès en direct
Deux modèles fonctionnent bien, selon le mandat :
- Dossier — pour une fenêtre de révision ponctuelle. Une diligence de financement unique, une vérification, une passe confirmatoire en fusions-acquisitions. Le dossier est daté, signé, filigrané au nom du destinataire et révocable au sens où il suffit de ne pas partager de versions plus récentes. Utilisez-le chaque fois que le mandat a une fin définie.
- Accès en direct — pour une révision continue par un conseiller de longue date (avocat externe, comptable habituel). Invitez-le comme Lecteur (voir Inviter les membres de l'équipe). Il obtient des données actualisées automatiquement et vous évitez de régénérer des dossiers chaque semaine.
Pour la plupart des financements et des transactions de fusions-acquisitions, le dossier est le bon choix. L'accès en direct convient lorsque la relation est permanente et la charge de travail continue.
Vérification
Chaque dossier comporte un manifeste de hachages SHA-256 par section et un hachage global du PDF sur la page couverture. L'URL de vérification expose ces hachages afin qu'un destinataire puisse confirmer de façon indépendante que le fichier qu'il a reçu est bien celui qu'Octelligence a généré. La page de vérification est publique et sans authentification; elle affiche le nom de la société, la date de référence, le préparateur et les hachages.
Cela compte en fusions-acquisitions : un acquéreur peut comparer le dossier envoyé par sa cible à la page de vérification et confirmer que rien n'a été réécrit en transit. C'est l'équivalent, pour les livres corporatifs, du certificat d'actions vérifié par QR.
Pièges courants
Générer avant que les transactions de clôture soient saisies. Le dossier capte ce qui se trouve dans Octelligence au moment où la génération s'exécute. Si vous générez pendant l'appel de clôture, avant que les émissions soient enregistrées, le dossier montre l'état d'avant clôture. Saisissez d'abord les transactions de clôture, puis générez.
Antidater la date de référence sans appuyer les registres. Si la date de référence est hier mais que de nouvelles entrées ont été ajoutées aujourd'hui, le dossier exclura les ajouts d'aujourd'hui — mais n'annulera pas pour autant les modifications d'aujourd'hui aux registres existants. Pour un dossier historique exact, prenez le dossier à la date de clôture réelle, pas des semaines plus tard.
Traiter un dossier périmé comme actuel. Dès qu'un changement important survient (émission, transfert, changement au conseil), régénérez. Un dossier vieux de six mois dans la salle de données alors que la société a complété deux financements depuis est le genre de réserve qui retarde une transaction.
Partager l'URL de vérification publiquement. La page de vérification révèle le nom de la société, la date de référence et la ligne de destinataire. Traitez l'URL comme le dossier lui-même — partagez-la avec le destinataire prévu, pas sur une page Web publique.