Octelligence est conçu autour de la réalité que les livres d'une société sont touchés par un petit groupe de personnes aux responsabilités très différentes. Les cofondateurs dirigent la société. Les avocats rédigent et exécutent. Les comptables réconcilient le tableau de capitalisation et les champs fiscaux. Les membres du conseil et les investisseurs lisent ce à quoi ils ont droit. Trois rôles couvrent proprement ces situations.
Les rôles en un coup d'œil
Octelligence comporte trois rôles d'équipe. Chacun a un plafond clair sur ce qu'il peut voir et faire.
- Propriétaire — contrôle complet de la société, y compris la facturation, la gestion des membres et la suppression. Le Propriétaire principal est défini à la constitution; des Propriétaires additionnels peuvent être invités sur Scale.
- Éditeur — accès en lecture et en écriture au tableau de capitalisation, aux certificats d'actions, au livre des procès-verbaux, aux catégories d'actions, aux options, aux bons de souscription, aux scénarios et aux dépôts. Ne peut pas gérer la facturation ni inviter d'autres membres.
- Lecteur — accès en lecture seule aux livres de la société. Utilisé pour les membres du conseil, les investisseurs dotés de droits d'information et les vérificateurs en diligence.
La sélection du rôle nécessite le plan Scale. Les utilisateurs partagés sont une fonctionnalité du plan Growth; sur Growth, chaque utilisateur partagé est ajouté comme Éditeur. Le sélecteur de rôle complet (Propriétaire / Éditeur / Lecteur) est débloqué sur Scale et les Licences pour portefeuilles dans le cadre de la fonctionnalité Contrôles d'accès par rôle. Le nombre d'utilisateurs est de 1 sur Free et Starter, 5 sur Growth, 15 sur Scale, et la limite configurée sur le plan de portefeuille.
Étape par étape
Allez dans Compte › Utilisateurs partagés
Depuis la navigation supérieure, ouvrez Compte et sélectionnez Utilisateurs partagés. Choisissez la société à gérer dans le sélecteur de société. Vous verrez le Propriétaire principal, chaque utilisateur partagé avec son rôle actuel ainsi que toutes les invitations encore en attente.
Invitez un nouveau membre
Sous Inviter un utilisateur, saisissez :
- Adresse courriel
- Rôle — Lecteur, Éditeur ou Propriétaire si votre plan inclut la sélection du rôle; sinon, l'invitation est créée par défaut comme Éditeur
Les invitations s'appliquent à la société indiquée au-dessus du formulaire. Chaque société est invitée séparément — il n'y a pas d'étape d'invitation multi-sociétés.
Envoyez et confirmez
Cliquez sur Partager. L'invité reçoit un courriel contenant un lien d'acceptation à usage unique. S'il ne possède pas encore de compte Octelligence, le lien le dépose dans un court formulaire d'inscription (prénom, nom, mot de passe); s'il en possède un, il est ajouté à l'acceptation. Une fois revendiqué, il apparaît dans le tableau de gestion des utilisateurs avec son rôle.
Les invitations non acceptées s'affichent sous Invitations en attente avec l'adresse courriel, le rôle et la date d'invitation. Vous pouvez annuler une invitation en attente depuis ce tableau.
Configurez l'authentification à deux facteurs
L'authentification à deux facteurs s'active par utilisateur depuis Compte › Mot de passe et sécurité. Octelligence utilise les applications d'authentification TOTP (Authy, 1Password, Google Authenticator) et délivre dix codes de récupération à usage unique à la première activation de la 2FA.
Sur Scale et les Licences pour portefeuilles, le Propriétaire peut activer l'application de la 2FA au niveau de la société. Lorsque l'application est activée, chaque membre de l'équipe de cette société est invité à activer la 2FA avant de pouvoir continuer au-delà des pages de configuration de sécurité.
Modifier un rôle ou révoquer l'accès
Depuis Compte › Utilisateurs partagés, choisissez un nouveau rôle dans la liste déroulante à côté d'un membre et cliquez sur Mettre à jour, ou cliquez sur Révoquer pour le retirer de la société. Les révocations prennent effet immédiatement. Les changements de rôle nécessitent la fonctionnalité Contrôles d'accès par rôle (Scale et au-delà).
Lorsque vous révoquez un avocat ou un comptable à la fin d'un mandat, son accès disparaît mais son activité historique demeure dans le journal d'activité. Vous ne perdez pas la trace de ce qu'il a fait pendant qu'il était actif.
Choisir le bon rôle
Cofondateurs
Si vous avez plusieurs fondateurs qui dirigent conjointement la société, le fondateur additionnel devrait être Propriétaire (Scale et au-delà) pour pouvoir gérer l'équipe et la facturation. Si la sélection du rôle n'est pas disponible sur votre plan, invitez-le comme Éditeur afin qu'il puisse accomplir toutes les tâches opérationnelles. Évitez de dépendre d'un seul compte — si ce compte perd l'accès, vous avez un problème de récupération.
Avocats externes
La plupart des avocats externes gagnent à être invités comme Éditeur. Cela leur donne un accès complet pour rédiger des résolutions, préparer des certificats, modifier le livre des procès-verbaux et exécuter des exports. Si vous devez limiter les avocats à une revue en lecture seule avant un financement, invitez-les comme Lecteur pour cette période et passez-les à Éditeur au début des travaux.
Comptables
Les comptables sont généralement invités comme Lecteur pour pouvoir extraire le tableau de capitalisation, les champs pertinents à la fiscalité et les dépôts sans pouvoir modifier les livres corporatifs. Si votre comptable tient activement le tableau de capitalisation en votre nom, invitez-le comme Éditeur.
Membres du conseil
Les membres du conseil sont Lecteurs. Ils peuvent lire le tableau de capitalisation, le livre des procès-verbaux et toute trousse du conseil que vous générez, mais ils ne peuvent pas modifier les livres ni émettre de certificats.
Investisseurs avec droits d'information
Les investisseurs qui ont négocié des droits d'information dans leurs documents de financement sont Lecteurs. Pour l'instant, le rôle Lecteur est en lecture seule sur l'ensemble des livres de la société; si leurs droits sont plus restreints, livrez par export les rapports précis auxquels ils ont droit plutôt que de les inviter comme membres d'équipe.
Vérificateurs en diligence
Pour un financement unique ou une diligence en F&A, l'approche la plus propre consiste à générer un export de diligence avec filigrane (voir Configurer les livres corporatifs) plutôt que d'ajouter le vérificateur comme membre d'équipe. S'il a besoin d'un accès en direct, invitez-le comme Lecteur et révoquez-le à la clôture de la transaction.
Accès portefeuille pour les cabinets
Les cabinets d'avocats et de comptables sur les Licences pour portefeuilles gèrent de nombreuses sociétés clientes depuis un seul tableau de bord. Au sein d'un portefeuille, les membres d'équipe du cabinet obtiennent l'accès à chaque société cliente par la liste des utilisateurs partagés de la société. Les locataires de portefeuille relèvent la limite de sièges à la valeur configurée sur le plan, et les vues consolidées (calendrier des dépôts, tableau de bord) couvrent l'ensemble des sociétés clientes du portefeuille.
Chaque société cliente conserve son propre Propriétaire principal (généralement le fondateur), et les membres d'équipe du cabinet sont ajoutés comme Éditeurs ou Lecteurs sur les sociétés clientes auxquelles ils doivent accéder.
Journal d'activité. Toute action significative — émission, transfert, ajout de résolution, révocation de certificat, invitation ou retrait de membre — est consignée avec l'auteur, l'horodatage et l'adresse IP. Le journal d'activité est disponible sur Growth et au-delà sous la page Journal d'activité de la société et est inclus dans les exports de diligence sur demande.
Pièges courants
Accorder l'accès Propriétaire à une partie externe. Le Propriétaire peut gérer la facturation, inviter de nouveaux membres et supprimer la société. Les avocats et comptables externes n'en ont presque jamais besoin — invitez-les plutôt comme Éditeur ou Lecteur.
Partager les identifiants. Ne le faites pas. Chaque action sous un identifiant partagé est attribuée à ce seul compte, ce qui détruit la piste d'audit. Invitez chaque collaborateur avec son propre courriel pour que le journal d'activité identifie qui a fait quoi.
Oublier de révoquer les conseillers partis. Lorsqu'un avocat quitte un cabinet ou qu'un membre du conseil termine son mandat, révoquez son accès le jour même. La page Utilisateurs partagés liste chaque membre actif sur chaque société, ce qui rend les accès périmés faciles à repérer.
Un seul Propriétaire sans contact de récupération. Si vous êtes fondateur seul, ajoutez une deuxième personne de confiance (Éditeur sur les plans sans sélection de rôle, Propriétaire sur Scale) et configurez un courriel de récupération distinct de votre identifiant principal. Une perte de compte sans voie de récupération est un long processus à démêler.