Manquer un dépôt est le manquement de conformité le plus courant, le plus évitable et le plus embarrassant qu'une société puisse commettre. Le calendrier des dépôts dans Octelligence relie chaque obligation récurrente — déclarations annuelles, renouvellements de dénomination commerciale, mises à jour du registre de transparence, dépôts de propriété effective — à sa date d'échéance et la fait remonter par courriel un nombre de jours configurable à l'avance.
Exigence du plan. Les rappels de conformité et le calendrier des dépôts sont une fonctionnalité du plan Growth. Les tâches de conformité sont aussi à partir de Growth. Sur Free et Starter, vous pouvez consigner les dates d'échéance dans les notes de la société, mais vous ne recevrez pas de rappels programmés.
Ce qui figure au calendrier
L'ensemble par défaut varie selon la juridiction. Pour les sociétés canadiennes fédérales et provinciales, Octelligence inclut :
- Déclaration annuelle LCSA — fédérale, à déposer dans les 60 jours suivant l'anniversaire de constitution
- Déclaration annuelle LSAO — Ontario, à déposer dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier
- Déclarations annuelles de la C.-B., Alberta, Québec, Manitoba, Saskatchewan, Nouvelle-Écosse — cadences propres à la juridiction
- Mise à jour du registre des particuliers ayant un contrôle important (PCI) — fédéral LCSA, révisé annuellement et mis à jour dans les 15 jours de tout changement
- Registre de transparence — Québec et C.-B., avec des cadences propres à la juridiction
- Renouvellement de l'enregistrement de dénomination commerciale — provincial, généralement tous les cinq ans
Pour les sociétés américaines du Delaware, l'ensemble par défaut comprend le annual report et le franchise tax, ainsi que le renouvellement de l'agent enregistré. Les sociétés à responsabilité limitée britanniques reçoivent des rappels de confirmation statement. Ajoutez des rappels personnalisés pour tout autre élément que la société doit suivre.
Étape par étape
Ouvrez Conformité › Rappels
Depuis l'espace de travail de la société, ouvrez Conformité › Rappels. Vous verrez une liste de tous les rappels configurés pour cette société avec date d'échéance, modèle, statut et date de la prochaine notification.
Ajoutez un rappel
Cliquez sur Nouveau rappel et renseignez :
- Modèle — choisissez dans le catalogue de la juridiction (déclaration annuelle LCSA, déclaration annuelle LSAO, etc.) ou Personnalisé pour tout ce qui n'est pas préconfiguré.
- Date d'échéance — la date à laquelle le dépôt est réellement dû.
- Fuseau horaire — par défaut, le fuseau horaire de votre compte; remplacez-le si l'échéance du dépôt est fixée dans un autre fuseau.
- Décalages avant échéance — combien de jours avant la date d'échéance les rappels doivent être envoyés. Par défaut, 60, 30, 14 et 7 jours; ajustez selon la juridiction ou la préférence de votre équipe.
- Objet et corps du courriel (facultatif) — remplacez le texte de rappel par défaut.
- Activé — commencez avec cette option activée; désactivez-la plus tard si vous voulez sauter un cycle sans perdre la configuration.
Enregistrez. Octelligence planifie les notifications et affiche la prochaine dans la ligne du rappel.
Recevez le courriel de rappel
À chaque jour de décalage, Octelligence envoie un courriel à 9 h dans le fuseau horaire configuré. Le courriel indique la société, le dépôt, la date d'échéance et le nombre de jours restants. Il est envoyé au Propriétaire de la société, avec copie aux Éditeurs qui ont opté pour les notifications de conformité.
Marquez le dépôt comme effectué
Après avoir effectué le dépôt, revenez au rappel et cliquez sur Marquer comme effectué. Octelligence consigne la date d'achèvement et reporte le rappel au cycle suivant (l'année suivante pour les dépôts annuels). Le dépôt effectué est journalisé avec l'utilisateur, la date et l'IP — utile en diligence raisonnable pour démontrer un historique de conformité constant.
Utilisez les tâches de conformité pour tout ce qui n'est pas un dépôt récurrent
Les rappels concernent les dépôts statutaires récurrents. Pour les obligations de conformité ponctuelles — révision de la résidence d'un administrateur après une nomination, mise à jour du registre des PCI après un transfert d'actions, éléments postérieurs à la clôture d'un financement — utilisez la vue Tâches de conformité associée. Les tâches partagent le même moteur de notification mais ne sont pas liées à une cadence récurrente.
Vue d'ensemble du portefeuille (cabinets)
Les cabinets sous Licences pour portefeuilles obtiennent une vue calendrier unique pour toutes les sociétés clientes. Le tableau de bord agrégé regroupe par date d'échéance, juridiction et client, pour que les techniciens juridiques puissent planifier une semaine de dépôts sur un seul écran plutôt que d'ouvrir vingt espaces de travail.
Pièges courants
Inscrire la date d'échéance au début de la fenêtre de dépôt plutôt qu'à la date limite. Le « dans les 60 jours suivant l'anniversaire » de la LCSA crée une fenêtre; la date d'échéance du rappel devrait correspondre à la fin de cette fenêtre afin que les décalages avant échéance tombent au bon moment. Les modèles d'Octelligence règlent cela correctement par défaut — vérifiez-le sur les rappels personnalisés.
Désactiver un rappel au lieu de le marquer comme effectué. La désactivation suspend les notifications mais n'enregistre pas que le dépôt a eu lieu. Utilisez Marquer comme effectué sur le dépôt réel; utilisez Désactiver uniquement si vous avez décidé d'arrêter le suivi d'une obligation particulière.
Ignorer le registre des PCI. Pour les sociétés fédérales LCSA, le registre des particuliers ayant un contrôle important a sa propre exigence de mise à jour, distincte de la déclaration annuelle. Les émissions, transferts et exercices d'options peuvent tous déclencher des mises à jour du registre des PCI. Octelligence vous rappelle annuellement; agissez sur les changements dans les 15 jours, au fur et à mesure.
Envoyer les rappels à la mauvaise boîte de réception. Le courriel de rappel est envoyé au Propriétaire de la société par défaut. Si le Propriétaire est un fondateur inactif et que l'opérateur actif est un Éditeur, changez le Propriétaire ou faites en sorte que l'Éditeur opte pour les notifications de conformité. Des rappels envoyés à une boîte morte sont des rappels qui ne fonctionnent pas.