Le livre des procès-verbaux est le registre structuré de ce que la société a décidé et quand. Les résolutions sont les instruments formels de ces décisions. Octelligence conserve les deux dans une arborescence de dossiers navigable, avec des modèles pour les résolutions que vous rédigez le plus souvent et un emplacement de pièce jointe pour le PDF signé qui constitue l'artefact juridiquement contraignant.
Comment le livre des procès-verbaux est structuré
Chaque société démarre avec une arborescence de dossiers par défaut basée sur sa juridiction. La structure standard comprend :
- Constitution — statuts, règlements, consentements organisationnels
- Administrateurs et dirigeants — résolutions de nomination et de démission, consentements
- Actes des actionnaires — procès-verbaux d'assemblée annuelle, procès-verbaux d'assemblée extraordinaire, consentements écrits
- Actes du conseil — procès-verbaux de réunions du conseil, résolutions écrites du conseil
- Capital — adoption du régime d'options, émissions d'actions, transferts, conversions de SAFE, rondes de financement
- Dépôts — déclarations annuelles, dépôts auprès des juridictions
- Autres — contrats importants, cessions de PI, ententes d'indemnisation
Vous pouvez réorganiser les dossiers, les renommer, ajouter des sous-dossiers et créer des dossiers personnalisés au premier niveau. Les cabinets qui gèrent plusieurs sociétés standardisent souvent une arborescence et l'appliquent à tout leur portefeuille — voir Licences pour portefeuilles.
Étape par étape : ajouter une résolution sous forme de modèle
Ouvrez les Livres corporatifs
Depuis l'espace de travail de la société, ouvrez Livres corporatifs. L'arborescence des dossiers se trouve à gauche; les documents du dossier sélectionné apparaissent à droite.
Choisissez un modèle de résolution
Cliquez sur Nouvelle résolution. Octelligence affiche des résolutions sous forme de modèles pour les actes que les équipes posent le plus souvent :
- Nommer ou faire démissionner un administrateur
- Nommer ou faire démissionner un dirigeant
- Autoriser une émission d'actions
- Adopter ou modifier le régime d'options d'achat d'actions
- Octroyer des options d'achat d'actions
- Approuver un SAFE
- Approuver une ronde à prix fixe (émission, modification de catégorie d'actions, conversion de SAFE)
- Approuver un transfert d'actions
- Déclarer un dividende
- Approuver les résolutions bancaires
- Consentement annuel des actionnaires / assemblée annuelle
Les modèles sont propres à la juridiction. Les modèles LCSA / LSAO diffèrent des modèles du Delaware, qui diffèrent des modèles britanniques — Octelligence sélectionne le bon ensemble selon la juridiction de la société.
Remplissez la résolution
Le modèle préremplit ce qu'il peut à partir des registres existants de la société : nom de la société, administrateurs, dirigeants, catégories d'actions, émissions récentes. Ajoutez les éléments précis de cette résolution — la personne nommée, le nombre d'actions, le prix, la date d'effet. Enregistrez le brouillon.
Le conseil juridique peut réviser et modifier le brouillon. Les utilisateurs avec rôle Conseil juridique et Éditeur peuvent rédiger et modifier; les Lecteurs peuvent consulter sans modifier. Voir Inviter les membres de l'équipe.
Exportez, signez et joignez
Exportez la résolution en Word ou PDF (le Word nécessite le plan Starter ou supérieur; le PDF est disponible sur tous les plans). Faites-la signer selon votre flux habituel — DocuSign, signature manuscrite, en personne. Téléversez ensuite le PDF signé et joignez-le à la résolution.
L'entrée de résolution contient désormais deux artefacts : le registre structuré (date, type, parties, date d'effet) et le PDF signé (le document juridiquement contraignant). Les deux sont conservés ensemble de façon permanente.
Consignez les procès-verbaux de réunion
Pour les réunions du conseil ou des actionnaires, utilisez plutôt le modèle Nouveau procès-verbal. Inscrivez la date, les participants, le lieu, l'ordre du jour et les décisions. Les participants se remplissent automatiquement à partir du registre des administrateurs/dirigeants à la date de la réunion. Joignez le PDF signé du procès-verbal lorsqu'il est prêt.
Ce qui découle d'une résolution
Les résolutions sous forme de modèles ne produisent pas qu'un document — elles s'arriment au reste d'Octelligence :
- Les nominations et démissions d'administrateurs/dirigeants peuvent mettre à jour automatiquement le registre lorsque la résolution est finalisée.
- Les autorisations d'émission d'actions sont référencées lorsque vous enregistrez ensuite l'émission et le certificat réels (voir Émettre votre premier certificat).
- Les octrois d'options s'enchaînent au registre des options; la résolution autorisante sous-jacente est à un clic de tout octroi.
- Les approbations de financement relient les résolutions du cartable de clôture à l'état du tableau de capitalisation après la clôture.
Résolutions personnalisées
Si vous avez besoin d'une résolution hors des modèles standards — approbation d'un contrat important, cession de PI, indemnisation — utilisez Nouvelle résolution › Personnalisée. Les résolutions personnalisées conservent les champs structurés (date, type, signataires, date d'effet) et un emplacement de pièce jointe. Elles apparaissent dans la même arborescence de dossiers et les mêmes exports de diligence raisonnable que les résolutions sous forme de modèles.
Résolutions vs procès-verbaux. Une résolution est une seule décision. Les procès-verbaux sont le compte rendu d'une réunion au cours de laquelle une ou plusieurs décisions ont été prises. Utilisez Résolution pour les consentements écrits et les approbations autonomes; utilisez Procès-verbal de réunion lorsque la société a réellement tenu une réunion.
Pièges courants
Mettre à jour le registre sans résolution justificative. Le registre (administrateurs, dirigeants, catégories d'actions) est ce que le système affiche. La résolution est ce qui a autorisé le changement. Faites les deux — le conseil juridique cherchera la résolution en diligence raisonnable et une entrée de registre sans résolution est une réserve.
Oublier de joindre le PDF signé. Une résolution rédigée n'est pas une résolution tant qu'elle n'est pas signée. Les champs structurés sont là pour vous aider à la retrouver; le PDF signé est l'artefact juridique. Les deux appartiennent à l'entrée.
Utiliser un dossier libre pour du contenu qui devrait être un modèle. Si une résolution correspond à l'un des modèles, utilisez le modèle. Les téléversements libres fonctionnent mais n'ont pas le préremplissage, les champs structurés ni les liens en aval vers le tableau de capitalisation et les registres. Le conseil juridique appréciera la cohérence.
Modifier une résolution après sa signature. Ne le faites pas. Si la résolution doit changer, rédigez-en une nouvelle qui modifie ou remplace la précédente. Le PDF signé fait partie du registre à perpétuité; modifier l'entrée structurée autour de lui crée un écart que le conseil juridique signalera.