Les Licences pour portefeuilles, c'est Octelligence pour les cabinets qui tiennent des livres corporatifs au nom d'autrui — avocats en droit des sociétés, cabinets comptables et administrateurs de fonds avec des dizaines ou des centaines de sociétés clientes sous leur garde. Elles regroupent chaque fonctionnalité payante d'Octelligence dans un plan unique facturé au cabinet, ajoutent des tableaux de bord transversaux et des opérations en lot, et prennent en charge des livrables aux couleurs du cabinet.
Trois paliers
Les Licences pour portefeuilles sont tarifées selon la capacité en clients. Choisissez le palier qui correspond à votre portefeuille actuel avec une marge pour l'année à venir.
- Foundation — jusqu'à 50 sociétés clientes, 10 membres d'équipe du cabinet. Inclut toutes les fonctionnalités payantes du produit et le tableau de bord transversal. Convient aux cabinets boutiques et aux pratiques émergentes.
- Professional — jusqu'à 200 sociétés clientes, 30 membres d'équipe du cabinet. Ajoute le soutien prioritaire et l'intégration prioritaire. Convient aux cabinets de taille moyenne avec un carnet d'affaires actif.
- Institution — jusqu'à 500 sociétés clientes, 75 membres d'équipe du cabinet. Ajoute un domaine personnalisé (vérification sur
verify.votrecabinet.com) et une marque blanche complète. Convient aux grandes pratiques et aux administrateurs de fonds institutionnels.
Pour les détails de tarification et la ventilation complète des fonctionnalités, consultez la tarification des Licences pour portefeuilles.
Comment fonctionne la gestion par cabinet
Un locataire de portefeuille est le compte au niveau du cabinet. À l'intérieur du portefeuille, chaque société cliente a son propre espace de travail, son propre Propriétaire, ses propres membres d'équipe et ses propres livres. Le portefeuille offre au cabinet :
- Un tableau de bord unifié couvrant chaque société cliente
- Une facturation centralisée du cabinet (votre cabinet paie une seule fois, pas par client)
- Des membres d'équipe du cabinet qui peuvent être ajoutés aux sociétés clientes comme Éditeur ou Lecteur par le flux de partage standard
- Un calendrier des dépôts consolidé qui fait remonter chaque échéance client au même endroit
- Des en-têtes de certificats, des en-têtes de dossiers et des PDF de scénarios aux couleurs du cabinet
- L'application de la 2FA au niveau du portefeuille applicable aux membres d'équipe du cabinet
Étape par étape : configurer les Licences pour portefeuilles
Soumettez une demande de portefeuille
Depuis le site public, ouvrez la tarification des Licences pour portefeuilles et demandez une évaluation. La demande recueille le nom de votre cabinet, le nombre approximatif de clients, les juridictions desservies et une personne-ressource principale. L'équipe Octelligence examine et provisionne le locataire de portefeuille — généralement dans un jour ouvrable.
Activez la facturation
Une fois le portefeuille provisionné, vous recevrez un lien de paiement pour le palier que vous avez choisi. Complétez le paiement pour activer le portefeuille. La facturation est mensuelle ou annuelle; l'annuelle vous fait économiser l'équivalent de deux mois.
Ajoutez les membres d'équipe du cabinet
Depuis le tableau de bord du portefeuille, invitez les avocats, parajuristes, comptables ou analystes de votre cabinet. Les membres d'équipe du cabinet peuvent être ajoutés à n'importe quelle société cliente du portefeuille par le flux d'utilisateur partagé standard (voir Inviter les membres de l'équipe). Le portefeuille applique la limite de taille d'équipe fixée par votre palier.
Ajoutez les sociétés clientes
Chaque société cliente est ajoutée de la même manière qu'une société ordinaire dans Octelligence — constituer, alimenter les registres, configurer les catégories d'actions, émettre des certificats. Deux modèles fonctionnent :
- Configuration menée par le cabinet. Un associé du cabinet crée la société dans le portefeuille, configure tout et invite le fondateur client comme Propriétaire. L'associé du cabinet reste comme Éditeur.
- Configuration menée par le client. Le fondateur crée la société directement, puis ajoute l'associé du cabinet. L'associé du cabinet souhaite que la société soit déplacée dans le portefeuille — contactez le soutien pour la migration.
Pour les migrations en lot depuis une autre plateforme ou un livre des procès-verbaux papier, la migration concierge est incluse dans les Licences pour portefeuilles. Voir Migrer depuis un autre outil.
Standardisez la structure des dossiers (optionnel)
Les cabinets souhaitent généralement une structure cohérente du livre des procès-verbaux pour toutes leurs sociétés clientes. Définissez la structure standard de votre cabinet une seule fois dans les paramètres du portefeuille et appliquez-la automatiquement à chaque nouvelle société cliente. Les clients existants peuvent être migrés vers la structure standard d'un seul clic. Voir Livre des procès-verbaux et résolutions.
Configurez l'image de marque du cabinet
Téléversez le logo et les couleurs de votre cabinet. L'image de marque apparaît sur les en-têtes de certificats (sur les certificats d'actions effectifs émis par les sociétés clientes sous votre gestion), sur les couvertures des dossiers de diligence et sur les PDF de scénarios. Au palier Institution, le domaine de vérification personnalisé remplace octelligence.com/verify par verify.votrecabinet.com afin que les parties externes qui numérisent un QR de certificat voient la marque de votre cabinet.
Tableau de bord transversal
Le tableau de bord au niveau du portefeuille agrège chaque société cliente :
- Consolidation du calendrier des dépôts — chaque déclaration annuelle, tâche de conformité et renouvellement à travers tous les clients, dans une seule liste chronologique. Voir Calendrier des dépôts.
- Fil d'activité — actions significatives récentes à travers le portefeuille pour que les associés puissent voir ce que leur équipe a fait.
- Résumé de santé client — sociétés avec des livres périmés, des documents d'autorisation manquants ou des tâches en retard signalées pour que les associés puissent intervenir.
- Analyses transversales — décomptes de certificats émis, d'options octroyées, de financements clos à travers le portefeuille (paliers Professional et Institution).
- Exports de rapports de portefeuille — consolidations CSV / PDF pour la production de rapports de gestion du cabinet (paliers Professional et Institution).
Modèles courants
Ce que les cabinets font généralement dans leurs 30 premiers jours sur les Licences pour portefeuilles :
- Configurer la structure du livre des procès-verbaux et l'image de marque à l'échelle du portefeuille
- Migrer le premier lot de clients (5 à 15) et valider le flux de travail
- Activer l'application de la 2FA au niveau du portefeuille pour les membres d'équipe du cabinet
- Définir quels associés du cabinet sont Propriétaires sur quelles sociétés clientes
- Former les parajuristes aux flux de dossiers et d'instantanés pour qu'ils puissent préparer les trousses de diligence de façon autonome
- Planifier une revue mensuelle de portefeuille — l'associé parcourt le tableau de bord et traite les sociétés signalées
Chaque société cliente conserve son propre Propriétaire. Les Licences pour portefeuilles ne modifient pas la structure de propriété de la société. Le fondateur demeure le Propriétaire; les membres d'équipe du cabinet sont invités comme Éditeur ou Lecteur. Le cabinet opère à l'intérieur du modèle de permissions de la société, pas au-dessus.
Pièges courants
Traiter les sociétés clientes comme les données du cabinet. Les données à l'intérieur de chaque société appartiennent à cette société, non au cabinet. Si la relation cabinet-client prend fin, le fondateur conserve la société et ses livres; les associés du cabinet sont révoqués. Assurez-vous que votre lettre de mandat est claire à ce sujet.
Dépasser votre palier sans le remarquer. Les portefeuilles bloquent la création de nouvelles sociétés une fois la limite du palier atteinte. Surveillez l'indicateur d'utilisation du portefeuille dans le tableau de bord — passez à un palier supérieur avant d'atteindre la limite, plutôt qu'en pleine pointe d'intégration de clients.
Mélanger des sociétés personnelles avec des sociétés clientes. Gardez les sociétés personnelles des associés du cabinet sur un compte Scale distinct. Les mettre dans le portefeuille mêle la facturation du cabinet à la propriété personnelle et complique la piste d'audit.
Ne pas activer la 2FA au niveau du portefeuille tôt. Une fois que vous avez une douzaine de membres d'équipe au cabinet et une centaine de sociétés clientes, activer l'application de la 2FA suppose une coordination avec tout le monde. Activez-la dès la configuration initiale, avant que l'équipe ne grandisse.