Le journal d'activité est la piste d'audit de la société. Chaque action qui modifie le livre — émissions, transferts, révocations de certificats, modifications de catégories d'actions, invitations et révocations de membres, modifications de résolutions, générations de dossiers — est consignée avec l'utilisateur qui l'a effectuée, à quel moment, depuis quelle adresse IP et sur quelle entité elle a porté. Le journal existe sur chaque plan; la vue consultable s'active sur Growth.
Ce qui est consigné
- Certificats d'actions — créés, transférés, révoqués, réémis, PDF régénéré
- Tableau de capitalisation — catégorie d'actions créée/modifiée, SAFE créé/converti, option octroyée/exercée/annulée, bon de souscription créé/exercé/annulé, scénario enregistré/modifié/partagé
- Personnes et registres — administrateurs, dirigeants et membres du conseil nommés et leur mandat clôturé, fiches d'actionnaires ajoutées ou modifiées
- Livre des procès-verbaux — dossier créé/déplacé, document téléversé, résolution créée/modifiée, procès-verbal de réunion ajouté
- Conformité — rappel créé/complété, tâche de conformité assignée/complétée, dossier généré
- Équipe — membre invité, invitation acceptée/annulée, rôle modifié, accès révoqué
- Sécurité — 2FA activée/désactivée par utilisateur, application de la 2FA au niveau de la société basculée, codes de récupération régénérés
- Activité de connexion — événements de connexion pour l'équipe de la société
Étape par étape
Ouvrez le journal d'activité
Depuis l'espace de travail de la société, ouvrez Journal d'activité. Les entrées les plus récentes apparaissent en haut, paginées à 25 par page. Chaque ligne indique quand cela s'est produit (dans votre fuseau horaire), qui l'a fait, le type et la référence d'entité, et une description lisible.
Filtrez pour trouver ce qu'il vous faut
La barre de filtres en haut de la page accepte :
- Type d'entité — certificat, actionnaire, administrateur, document, scénario, etc.
- Action — créer, mettre à jour, supprimer, se connecter, archiver, exercer, transférer, révoquer, générer
- Utilisateur — restreindre aux actions d'un seul membre de l'équipe
- Plage de dates — du / au, dans votre fuseau horaire
- Recherche — correspondance en texte libre dans la colonne description
Les filtres se combinent; la pagination les conserve pour vous permettre de naviguer sans perdre le contexte.
Approfondissez une entrée
Chaque ligne renvoie à l'entité qu'elle référence — cliquer sur l'identifiant d'entité amène au certificat, à la résolution, à l'octroi d'option, ou à toute autre cible de l'action. C'est la voie la plus rapide pour répondre à « qu'est-ce qui a changé sur ce certificat et quand ».
Exportez un extrait du journal d'activité (Scale)
Appliquez les filtres souhaités et cliquez sur Exporter en CSV. L'export est disponible sur Scale et les Licences pour portefeuilles dans le cadre de la fonctionnalité Exports d'audit avancés. Le CSV contient chaque ligne correspondant à votre filtre avec les mêmes champs que ceux affichés à l'écran.
Pour la diligence, l'extrait pertinent du journal d'activité est aussi inclus automatiquement dans le dossier de conformité.
Rétention par plan
Octelligence consigne chaque action sur chaque plan; la différence porte sur la durée pendant laquelle les entrées sont visibles et consultables. Free conserve 7 jours. Starter conserve 30 jours. Growth conserve un an. Scale et les Licences pour portefeuilles conservent sept ans.
Au-delà de la fenêtre de rétention, les entrées s'effacent et ne sont plus consultables depuis l'interface. Si vous avez besoin d'une rétention à long terme pour un audit ou une retenue légale, exportez les entrées qui vous intéressent avant qu'elles n'expirent.
À quoi sert le journal
- Diligence. Les avocats des investisseurs demanderont « montrez-moi l'historique de ce certificat » ou « qui a émis ces options et quand? » Le journal répond en quelques secondes.
- Audit. Les vérificateurs externes confirment que les transactions importantes ont été autorisées par le conseil en faisant correspondre le journal d'activité au livre des procès-verbaux. Même auteur, même date, même entité — c'est la chaîne qu'ils recherchent.
- Enquêtes. Si quelque chose semble anormal — un changement inattendu, un enregistrement manquant — le journal vous dit qui y a touché. Servez-vous-en plutôt que de demander à l'équipe de se souvenir.
- Conformité. Démontrer une pratique cohérente de tenue de livres est en soi une forme légère de conformité. Le journal d'activité en est la preuve.
Journalisation au mieux. Le journal d'activité utilise un écrivain au mieux — si la base de données est brièvement injoignable, l'échec est capté dans les journaux d'erreurs mais ne bloque pas l'action sous-jacente de l'utilisateur. En pratique, cela signifie que le journal est fiable mais pas absolument complet; pour une certitude légale sur une transaction précise, appuyez-vous aussi sur le livre structuré (le certificat, la résolution) qui, lui, est écrit de manière transactionnelle.
Pièges courants
Partager les identifiants sur les plans inférieurs. Le journal attribue chaque action au compte qui l'a effectuée. Deux personnes partageant un identifiant signifie que le journal ne peut pas les distinguer. Invitez chaque collaborateur avec son propre courriel — le journal d'activité est l'une des principales raisons.
Laisser des entrées expirer sans les exporter. Sur Free et Starter, la fenêtre est courte. Si une action historique clé importe (l'émission d'actions fondatrices, le premier SAFE), exportez l'extrait pertinent du journal pendant qu'il est encore consultable, ou passez à un plan supérieur.
Confondre le journal d'activité avec l'historique des connexions. Les événements de connexion figurent dans le journal, mais la plupart des entrées sont des actions qui modifient le livre. Si vous avez besoin d'un audit ciblé des connexions (revue de sécurité), filtrez par action = se connecter.