Un certificat d'actions est le document qui atteste que « telle personne détient tel nombre de telles actions à telle date ». Les certificats d'Octelligence portent un code QR et une URL de vérification publique : quiconque doit confirmer une participation peut le faire en quelques secondes, sans compte Octelligence.
Prérequis
- Au moins une catégorie d'actions configurée (voir Configurer les catégories d'actions)
- Au moins un actionnaire ajouté sous Personnes
- L'autorisation d'émettre les actions (résolution du conseil consignée si votre juridiction l'exige)
Disponible à partir du plan Starter. Les certificats d'actions vérifiés par QR avec page de vérification publique sont inclus à partir de 19 $/mois. Le plan Free permet une génération de certificats de base sans vérification par QR.
Étape par étape
Allez dans Capitalisation › Émissions
Depuis l'espace de travail de votre société, allez dans Capitalisation dans la barre latérale, puis Émissions. Cliquez sur Nouvelle émission.
Remplissez les détails de l'émission
Le formulaire d'émission saisit tout ce qui figurera sur le certificat :
- Détenteur : sélectionnez-le parmi vos actionnaires existants, ou cliquez sur + Nouveau détenteur pour l'ajouter en ligne
- Catégorie d'actions : ordinaires, privilégiées, ou toute catégorie qui autorise l'émission
- Nombre d'actions
- Date d'émission : la date d'effet de l'émission, pas nécessairement aujourd'hui
- Contrepartie : montant en numéraire, services rendus, propriété intellectuelle cédée, etc.
- Document d'autorisation : téléversez la résolution du conseil, le contrat de souscription ou tout autre instrument d'autorisation
Confirmez et émettez
Octelligence vérifie l'émission par rapport au nombre autorisé de votre catégorie d'actions. Si elle dépassait l'autorisation, l'émission est bloquée et vous êtes invité à augmenter l'autorisation d'abord. Si tout est en règle, cliquez sur Émettre.
Le système génère :
- Un numéro de certificat unique (séquentiel au sein de la catégorie d'actions)
- Le document du certificat (PDF, à votre image à partir du plan Scale)
- Un code QR lié à l'URL de vérification publique
- Une nouvelle entrée au registre des actions liée à ce certificat
- Une mise à jour du tableau de capitalisation reflétant l'émission
Vérifiez le certificat
Depuis Certificats › Tous les certificats, ouvrez celui qui vient d'être émis. Vous verrez :
- Le document du certificat avec le nom du détenteur, la catégorie d'actions, le nombre d'actions, la date d'émission et le numéro de certificat
- Le code QR (scannable depuis un téléphone)
- L'URL de vérification publique (copiable)
- Le journal d'activité : qui l'a émis, quand, à partir de quelle adresse IP
Remettez le certificat au détenteur
Vous avez trois options :
- Envoyer le certificat par courriel directement depuis Octelligence. Le détenteur reçoit le PDF et un lien pour le consulter dans son propre compte Octelligence (gratuit pour les actionnaires qui consultent leurs propres certificats).
- Le télécharger et l'envoyer depuis votre propre courriel. Le PDF fonctionne comme un document autonome — le code QR y est intégré.
- L'imprimer et le poster. Certaines juridictions s'attendent toujours à un original papier. Le code QR s'imprime; la vérification physique fonctionne de la même façon.
Comment fonctionne la vérification par QR
Chaque certificat émis par Octelligence a une URL de vérification publique unique. Le code QR du certificat encode cette URL. Lorsque quelqu'un scanne le code ou visite l'URL directement, il voit :
- L'état actuel du certificat : actif, remplacé ou révoqué
- Le nom du détenteur (ou anonymisé selon les paramètres)
- La catégorie d'actions et le nombre d'actions
- La date d'émission
- La société qui l'a émis
- S'il est remplacé ou révoqué : la date et la raison
Le vérificateur n'a pas besoin de compte Octelligence. C'est ce qui rend les certificats Octelligence « vérifiables » — ils n'existent pas seulement comme documents, ils existent comme enregistrements interrogeables dans un système accessible au public.
Pourquoi c'est important en diligence raisonnable. Un certificat PDF traditionnel ne prouve que l'existence du document à un moment donné. Un certificat vérifié par QR prouve que la participation est à jour au moment précis où le vérificateur le consulte. Prêteurs, vérificateurs et avocats s'attendent de plus en plus à cette seconde version.
États des certificats
Au fil du temps, un certificat passe par l'un de ces trois états :
- Actif — le certificat représente une participation à jour. C'est l'état par défaut à l'émission.
- Remplacé — le certificat a été remplacé (par exemple, après un transfert d'actions, qui génère un nouveau certificat pour le nouveau détenteur et remplace l'ancien). La page de vérification montre l'ancien certificat comme remplacé et renvoie au remplaçant.
- Révoqué — le certificat a été annulé (par exemple, si l'émission est rescindée ou si les actions sont rachetées et annulées). La page de vérification affiche le motif de la révocation.
Les changements d'état sont consignés avec horodatage et l'utilisateur qui les a initiés.
Émission en lot
Si vous migrez des émissions historiques ou si vous configurez plusieurs détenteurs à la fois, utilisez Capitalisation › Émission en lot. Téléversez un CSV avec une ligne par émission et Octelligence génère des certificats pour chacune en une seule transaction.
Colonnes CSV : nom du détenteur, courriel du détenteur, catégorie d'actions, nombre d'actions, date d'émission, montant de la contrepartie, type de contrepartie.
Certificats à votre image (plan Scale)
Avec le plan Scale, les certificats portent l'image de marque de votre société plutôt que la présentation par défaut d'Octelligence :
- En-tête personnalisé avec votre logo
- Typographie personnalisée correspondant à votre identité visuelle
- Page de vérification à votre image avec votre logo
- Pied de page personnalisé avec sceau corporatif ou blocs de signature
Le domaine de vérification personnalisé (par exemple, verify.votresociete.com) est disponible avec le plan Institution.
Les certificats à l'image sont particulièrement précieux pour les cabinets d'avocats et de comptables avec des Licences pour portefeuilles — chaque société cliente obtient la marque du cabinet sur ses certificats plutôt que la présentation par défaut d'Octelligence.
Pièges courants
Émettre sans document d'autorisation. Octelligence vous demande une résolution du conseil ou une autre autorisation, mais ne vous bloque pas si vous l'ignorez. Ne l'ignorez pas — les examinateurs en diligence raisonnable poseront la question. Téléversez le document au moment de l'émission, pendant qu'il est encore frais.
Antidater les dates d'émission. Si vous consignez des émissions historiques, fixez la date d'émission à la date d'origine réelle. La page de vérification du certificat affichera cette date avec exactitude. L'antidatage est légitime pour la tenue de dossiers; ce qui ne l'est pas, c'est de fabriquer une date antérieure pour des émissions qui n'ont pas réellement eu lieu à ce moment-là.
Oublier la contrepartie. Les actions émises sans contrepartie peuvent être nulles dans de nombreuses juridictions. Même une contrepartie nominale (1 $, services rendus) doit être consignée. Octelligence exige un champ de contrepartie sur chaque émission.
Émettre des numéros de certificat en double. Impossible — les numéros de certificat sont générés automatiquement de façon séquentielle par catégorie d'actions. Si vous voulez importer des certificats historiques avec leurs numéros d'origine, utilisez le flux d'émission en lot avec la colonne « numéro de certificat ».
Contexte
Si vous voulez le cadre conceptuel pour comprendre pourquoi les certificats d'actions sont importants et comment ils s'arriment au registre des actions :
- Issuing Share Certificates: Structure, Evidence, and Control
- What Happens When a Share Certificate Can't Be Verified