La plupart des fondateurs qui arrivent à Octelligence ne partent pas de zéro. Ils ont un tableau de capitalisation dans Carta ou un chiffrier Excel, un livre des procès-verbaux dans un dossier Google Drive et une pile de certificats d'actions signés dans un tiroir. Ce guide parcourt le chemin de migration pour chaque point de départ courant et explique ce que couvre la migration concierge.
La forme générale d'une migration
Peu importe d'où vous venez, chaque migration vers Octelligence suit le même arc :
- Instantané : figez le système source à un moment précis pour que la cible de migration soit stable
- Mappez les catégories d'actions : configurez les catégories dans Octelligence avant d'importer les détentions
- Importez les détenteurs : ajoutez chaque actionnaire, détenteur d'options et détenteur de bons de souscription
- Importez les émissions et transferts historiques : recréez la chaîne de titres avec les dates d'origine
- Importez les options et bons de souscription en circulation : y compris les calendriers d'acquisition
- Réconciliez : les totaux dans Octelligence doivent correspondre exactement à ceux du système source
- Effectuez la bascule : faites d'Octelligence le système de référence et figez le système source
La migration concierge à partir du plan Growth prend en charge les sept étapes. La migration en libre-service est disponible sur tous les plans via le flux d'importation CSV.
Depuis Carta
Carta exporte un CSV « Cap Table Export » qui contient les actionnaires, les catégories d'actions et les détentions en circulation. Pour obtenir l'équivalent dans Octelligence :
Récupérez l'export Carta
Dans Carta, allez dans Cap Table › Export et téléchargez le CSV de tous les titres. Exportez aussi le CSV des parties prenantes, celui des octrois d'options, ainsi que tout ce qui se trouve dans Carta › Documents (documents de constitution, résolutions, approbations du conseil).
Envoyez les exports à la migration concierge
Envoyez les fichiers à migration@octelligence.com (les forfaits Growth et Scale incluent la migration concierge). Nous mappons la structure des colonnes de Carta vers le modèle de données d'Octelligence, réconcilions les totaux et confirmons avec vous avant la bascule. La plupart des tableaux de capitalisation Carta se terminent en 5 jours ouvrables.
Construisez le livre des procès-verbaux en parallèle
Carta ne tient pas de livre des procès-verbaux structuré, donc ce volet de la migration part de zéro. La migration concierge structure les résolutions et documents d'autorisation que vous avez exportés depuis Carta en entrées de livre des procès-verbaux en bonne et due forme, avec dates effectives et types de résolution. Si vous avez d'autres documents de livre des procès-verbaux ailleurs (Google Drive, dossiers de votre avocat), incluez-les.
Depuis Pulley
Les exports Pulley ressemblent à ceux de Carta (détenteurs de titres, catégories d'actions, octrois d'options). La migration concierge prend en charge le mappage des champs. Pulley ne tient pas de livre des procès-verbaux, donc le volet livres corporatifs part de zéro; si votre avocat tient un livre des procès-verbaux dans un emplacement distinct, c'est le moment de tout regrouper dans le même envoi.
Envoyez vos exports Pulley à migration@octelligence.com avec tout document de livre des procès-verbaux à inclure.
Depuis Mantle
Mantle prend en charge nativement les entités canadiennes, donc les champs juridictionnels, les entrées du registre IPCD et les structures de catégories d'actions se mappent généralement proprement vers Octelligence. Les exports de Mantle couvrent le tableau de capitalisation, les octrois d'options et les livres corporatifs.
Envoyez vos exports Mantle à migration@octelligence.com. Le livre des procès-verbaux et le calendrier des dépôts sont là où la migration apporte le plus de valeur. Mantle en couvre une partie, Octelligence le fait de façon plus complète.
Depuis Cake Equity
L'export de Cake couvre le tableau de capitalisation, les octrois ESOP et les détentions SAFE et billets convertibles. Cake est particulièrement fort sur les options, donc les octrois d'options avec calendriers d'acquisition se transfèrent de façon fiable via la migration concierge.
Les utilisateurs de Cake qui passent à Octelligence sont généralement motivés par le besoin de certificats d'actions vérifiables et d'une véritable couche de livres corporatifs. Ni l'un ni l'autre n'est au cœur de Cake. Prévoyez les deux dans la migration : envoyez les exports Cake ainsi que tout document de livre des procès-verbaux que vous avez à migration@octelligence.com.
Depuis Excel ou Google Sheets
Si votre tableau de capitalisation vit dans un chiffrier, la migration est simple mais demande davantage de nettoyage qu'un export fournisseur. Nous vous envoyons un gabarit d'admission CSV (une ligne par émission) avec les colonnes requises :
- Nom du détenteur, courriel, juridiction
- Catégorie d'actions
- Nombre d'actions
- Date d'émission
- Montant et nature de la contrepartie
- Numéro de certificat d'origine, le cas échéant
Remplissez le gabarit, envoyez-le à migration@octelligence.com, et la migration concierge le réconciliera avec votre registre des actions existant. Prévoyez une heure ou deux pour nettoyer les noms de détenteurs et les inscriptions de contrepartie qui sont incohérents dans le chiffrier source. Ce nettoyage est rentabilisé à chaque diligence raisonnable ultérieure.
Depuis des registres papier
Si votre livre des procès-verbaux est un classeur et que votre tableau de capitalisation vit dans votre tête, vous n'êtes pas un cas isolé, et la migration relève davantage de la discipline que du traitement de données.
Configurez la société dans Octelligence
Parcourez le flux Premiers pas comme si vous démarriez de zéro.
Numérisez et téléversez les documents constitutifs
Statuts constitutifs, règlements, convention unanime d'actionnaires, tous les statuts modificatifs. Téléversez-les dans Livres › Documents constitutifs par ordre chronologique.
Saisissez les catégories d'actions
À partir des statuts constitutifs, configurez chaque catégorie avec les mêmes nombres autorisés et les mêmes droits que l'original.
Recréez les émissions historiques
Pour chaque certificat d'actions signé dans le classeur, saisissez une émission correspondante dans Octelligence avec la date d'origine et le numéro de certificat d'origine. Octelligence génère de nouveaux certificats vérifiés par QR qui remplacent les certificats papier aux fins de vérification, mais la date et le numéro d'origine sont préservés.
Recréez les transferts historiques
Parcourez chaque convention de transfert dans l'ordre chronologique et enregistrez les transferts comme événements historiques. Octelligence préserve la chaîne de titres même lorsque les transferts sont saisis rétroactivement.
Numérisez et structurez les entrées du livre des procès-verbaux
Pour chaque résolution et assemblée dans le classeur papier, créez une entrée structurée dans Livres › Livre des procès-verbaux et joignez le scan signé. Les résolutions d'émissions doivent être liées à l'entrée correspondante du tableau de capitalisation.
C'est le parcours de migration le plus chronophage. La migration concierge des plans Growth et Scale fera ce travail pour vous, le délai habituel est de deux à trois semaines pour une société ayant trois à cinq années de registres.
Liste de réconciliation
Avant de basculer depuis le système source, vérifiez :
- Le total des actions émises par catégorie dans Octelligence correspond à celui du système source
- Les totaux de propriété pleinement diluée correspondent (aux arrondis près)
- Chaque détenteur du système source existe dans Octelligence avec un nombre d'actions identique
- Chaque octroi d'options en circulation a le même prix d'exercice, le même calendrier d'acquisition et le même solde non acquis
- Chaque SAFE ou billet convertible a les mêmes principal, plafond, escompte et dispositions MFN
Les rapports de réconciliation sont disponibles sous Capitalisation › Rapports › Réconciliation. Le premier passage après importation affiche tous les écarts.
Bascule
Une fois la réconciliation propre :
- Informez les détenteurs qu'Octelligence est désormais le système de référence
- Mettez à jour les conventions en cours qui réfèrent à l'ancienne plateforme
- Marquez le système source comme en lecture seule ou en mode export seulement
- Annulez l'abonnement source à sa prochaine date de renouvellement (pas immédiatement, gardez-le accessible pour les vérifications de réconciliation)
- Émettez de nouveaux certificats vérifiés par QR aux détenteurs existants (optionnel mais fréquent; les anciens certificats demeurent valides)
Migration concierge. Les plans Growth et Scale incluent la migration concierge. Envoyez-nous vos exports et nous prenons en charge l'importation complète, la réconciliation et la bascule pour vous. Une migration concierge typique se termine en cinq jours ouvrables pour un tableau de capitalisation propre, ou en deux à trois semaines pour une société ayant un historique papier important.
Pièges courants
Importer sans avoir d'abord configuré les catégories d'actions. L'importation échoue ou classe mal les détentions si les catégories d'actions n'existent pas déjà dans Octelligence avec les mêmes noms. Configurez toujours les catégories d'actions en premier.
Sauter les transferts historiques. Si vous n'importez que l'état actuel, la lacune dans la chaîne de titres ressortira lors de la prochaine diligence raisonnable. Prenez le temps d'enregistrer les transferts historiques, même les anciens.
Annuler l'ancien abonnement avant la réconciliation. Gardez le système source actif jusqu'à ce que le rapport de réconciliation soit propre et que vous ayez émis tout certificat de remplacement. Annulez au prochain renouvellement, pas avant.
Migrer sans en informer votre avocat. Si vous avez un avocat externe, impliquez-le avant la bascule. Il peut avoir un registre parallèle qu'il souhaite voir réconcilier, et c'est lui qui utilisera Octelligence lors du prochain financement.